Beretning fra Afdelingsbestyrelsen Birkeparken

mandag den 16. april 2012

I afdelingsbestyrelsens beretning vil vi fortælle lidt om det som er sket i det forløbne år her i afdelingen, og vore tanker for afdelingen fremover.

Bestyrelsen har siden sidste afdelingsmøde holdt 5 bestyrelsesmøder, hvor vi har behandlet de relevante opgaver som har været i året som gik.

Det er lidt mindre en tidligere, men er efter de arbejdsopgaver der i år har været..

Derudover har dele af bestyrelsen deltaget i et fællesmøde for afdelingsbestyrelser

 som Dalbo har afholdt, et møde vi synes var godt tilrettelagt og som omhandlede

oplæg om afdelingsbestyrelsens arbejde, samt om opstilling af afdelingsregnskab.

Vi håber i afdelingsbestyrelsen at det er en retning som Dalbo vil forfølge, da det er billigere end de eksisterende kurser, og så er der mulighed for at tage aktuelle emner op til behandling.

Vi forsøger at holde beboerne orienteret om hvad der sker i afdelingen, ved at sende beboerinformationer ud når der er ting som er vigtige for hele området.

Det mener vi kan gavne alle i afdelingen, der kommer ikke rygtedannelser og andet når alle får samme oplysninger.

Vor hjemmeside har nu fungeret siden feb. 2010, altså i godt 2 år. der har været mange inde for at følge med i hvad der sker her i Birkeparken, Det første år godt 11.300, nu er antallet efter 2 år. på 26.300 som har klikket ind på hjemmesiden.

Vi forsøger hele tiden at, det som ligger på hjemmesiden er det aktuelle, og vi forsøger at forbedre siden med nye ting, så beboerne her i Birkeparken har mulighed for at følge med i hvad der sker.

Sidst er der kommet et ben mere i menuen, det omhandler pjecer.

Her har vi lavet en pjece som omhandler Fjernvarme, hvordan du får det optimale ud af det varme vand som kommer ind i boligen.

Vi har også lavet en pjece, som omhandler hvordan du fremover skal være opmærksom på når du skal i gang med at skifte energislugende elpærer ud med økonomiske lyskilder.

Der udover har vi lavet en pjece, om hvordan bliver du en aktiv beboer i boligforeningen og i afdelingen.

Har du noget som du synes,” hvorfor er der ikke noget om det”, det må da være aktuelt for andre end mig, så kontakt formanden, det kan jo godt være du har et guldkorn, som kan gøre siden bedre.

Du kan gå ind og se afdelingens referater, du kan finde referater fra afdelingsmøderne, beboerinformationer, du kan se velkomstfolderen som alle nye tilflyttere får udleveret, og ikke mindst, du kan se hvornår fælleshuset er ledigt.

Vi har i afdelingen udover på indtægtssiden huslejen for vore boliger, en indtægt ved at leje fælleshuset ud.

Lejen vi får ind for fælleshuset i 2011har nu rundet de 30.000 kr. nok et af de største beløb endnu, men den kan muligvis komme højere op, og derved være med til at holde den husleje vi betaler nede.

Sidste afdelingsmøde blev vedtaget at vi kan leje ud til andre end dem som bor i Boligforeningen.

Derfor har vi lavet en folder, som er uddelt til vore naboer i områder omkring Birkeparken, hvor vi inviterede dem til at se huset, da vi holdt åbent hus søndag den 4.marts.2012, der kom ikke mange til vor åben hus, men nu er der 229 enfamiliehuse som ved, at vi også udlejer til folk uden for boligforeningen.

Carl vil her efter beretningen komme lidt ind på driften af fælleshuset.

Afdelingens regnskab ser godt ud i år, vi kom ud med et overskud på 169.141 kr. det må siges er et godt resultat.

Det gode resultat betyder så også at vi ikke får huslejestigninger i 2013.

På afdelingsmødet sidste år, blev behandlet hegnshøjde, der var en del utilfredshed med, der blev vedtaget en højde på 1.60m.

De fleste som var imod, var beboere i de yderste rækker, som godt ville have hegnet lidt højere, for at skærme af for den kraftige blæst, det har vi i bestyrelsen behandlet, og kommer disse beboere lidt til hjælp ved at stille et forslag om ændring af hegnshøjde for yderste hegn rundt om Birkeparken, så højden i den yderste række kommer op på 1,80 m.

En enig afdelingsbestyrelse har også et forslag om ændring af afdelingsbestyrelsen, så vi går ned på 3 medlemmer i stedet for som nuværende 5 medlemmer.

Ved ændringen vil vor afdelingsbestyrelse tilpasse sig de opgaver som fremover vil være i afdelingen, og vil være på størrelse med de andre afdelinger i boligforeningen.

Da der er et ønske fra Tove Wienke og Elin Horup om at udtræde her i år hvor de er på valg, vil tidspunktet være passende her på afdelingsmødet i år.

Carporte: Der var på sidste afdelingsmøde et forslag om opførelse af carporte, forslaget kom ikke til afstemning, fordi det skriftlige forslag og det som mundtligt blev fremsagt ikke stemte overens.

Der blev vedtaget at afdelingsbestyrelsen undersøgte behovet for flere carporte til afdelingsmødet i 2012.

Vi har først i dec. 2011 udsendt nyhedsbrev med opfordring til at tilkendegive om der var et ønske om flere carporte.

Der er ved fristens udløb tilmeldt 2 familier som ønskede en carport.

Afdelingsbestyrelsen har vurderet, at kun 2 tilkendegivelser er behovet ikke til at gå i gang med et byggeri af Carporte..

Dette ud fra den betragtning, at et byggeri hvor vi får ledige carporte, ikke er til gavn for afdelingen.

Vore figurer som skal symbolisere at børnefamilier er i centrum hos os, trænger i år til en renovering, dette vil ske her i foråret.

Da det er svært at få græs og planter til at holde sig fint i varme perioder, vil vi prøve at beklæde dem med kunstgræs, og kunstige planter som hår.

Arwos: det kommunale selskab som varetager opkrævning af vandafledningsafgift, har nu kørt en sæson, og der kom ved årsskiftet nye meddelelse om aflæsning, og indsendelse enten online eller pr. brev.

Der var mange i boligforeningen som fik en meddelelse om at måleren ikke var aflæst, også en del her fra Birkeparken.

Når du aflæser og indsender online, så husk at skrive en kvittering ud, elle gemme den på din computer, for der falder straks et gebyr på 257,00 kr. hvis du ikke kan dokumentere din aflæsning opkræves der et gebyr, og gebyrer det er nu ikke det mest spændende at bruge penge på.

Containeren til haveaffald er tilbage igen, og står frem til sidst i okt. mdr.

 Ordningen er meget populær, og bliver brugt flittig, men noget som brugerne skal være meget opmærksom på er, at plastiksække og andet affald end haveaffald, ikke må komme i containeren, det koster 1000 kr. ekstra pr. tømning hvis de finder sække, fliser og andet i containeren.

Vi har skraldespand til plastsække ved siden af containeren, det kan da ikke være svært at bruge den.

Hvad angår fliser og andet ikke økologisk affald, skal du selv køre det på Containerpladsen.

Kørsel med bil på gangstier og plæner, græskant ved vejen er et problem, stierne er ikke beregnet til at køre på og græsset bliver ødelagt af dybe spor.

På plænerne giver det problemer med græsslåning, og er sporene så dybe de skal repareres så koster det mange penge.

Hvem skal så betale?  Er det os alle (Afdelingskassen)? eller er det den enkelte som vælger den nemme løsning.

Vi mener i bestyrelsen at det er den som ødelægger, som skal betale for ødelæggelsen.

Det er ikke en enkelt gangs kørsel som vil ødelægge området, men ved gentagne gange danner det dybe hjulspor, derudover maner det til at flere tænker, kan de andre, så kan jeg også gøre det.

Vi nævnte det i beretningen sidste år, kørslen er bestemt ikke blevet mindre siden.

Aktiviteter her i afdelingen vil fremover blive på det stadie som p.t. er, det skyldes at tilslutningen til de arrangementer som bliver lavet er meget ringe.

Vi håber der igen på et senere tidspunkt vil være interesse for aktiviteter her i afdelingen, og vi glæder os over at 7 familier har lavet et stykke arbejde for at få et loppemarked.

Jeg nævnte i starten af beretningen om at se fremad, Vi skal her i afdelingen til at tænke på at tagene, som er ved at blive begroet med mos, så frem til næste afdelingsmøde skal vi have indhentet tilbud på sprøjtning af tage, så mosset forsvinder, og tagene holder længere.

Vi skal også i 2012 i gang med drift og vedligeholdelsesplaner for hele boligforeningen.

Dette foretages af Administrationsselskabet Dalbo, men alt kan ikke laves fra et skrivebord, der vil på et tidspunkt være en del aktivitet med besigtigelse af bygninger og andet her i Birkeparken.

Vi har i afdelingsbestyrelsen tænkt på besparelser i den daglige drift, her fik vi en ide med besparelser på den udvendige belysning.

Kunne der med den nye teknologi inden for Elpærer, skiftes til LED belysning og spare ca. halvdelen af elforbruget.

P.T. er det ikke aktuelt her i Birkeparken, fordi vore lysstandere er af nyere dato, men ideen bliver brugt andre stedet i boligforeningen, med besparelser til følge.

Helt opgivet er ideen ikke, og vi arbejder videre i det kommende år med at finde andre muligheder, f.eks. at nedsætte strømstyrken fra 230 volt til 190 volt, her skulle kunne findes en besparelse på ca. 40 %

Her mod slutning vil jeg gerne opfordre så mange som muligt tilat deltage i Boligforeningens generalforsamling onsdag den 9. maj på RØDE KRO.

Vi skal i boligforeningen i år have valgt ny formand, da Niels Hattens har valgt at stoppe.

Kom til generalforsamlingen og vær med til at give ham en god afslutning.

Jeg har valgt at stiller op som kandidat til formandsposten for organisationsbestyrelsen, der er så kommet en kandidat mere, det er formanden for Bøgeparken Lars Johansen, så der bliver kampvalg til posten.

 Jeg har været næstformand i organisationsbestyrelsen siden generalforsamlingen i 2008. og har energien og lysten til at gøre et godt stykke arbejde for boligforeningen, og vil da gerne have støtte fra afdelingens beboere.

Jeg vil afslutningsvis gerne takke bestyrelsen for et godt samarbejde i årets løb, det har været dejlig at arbejde sammen med jer, en tak skal også lyde til Carl Lorentzen for hans store arbejdet med udlejning af fælleshuset, også en tak til Merethe som trolig hjælper til.

 Samtidig vil jeg gerne takke vore viceværter for et godt samarbejde i årets løb, og for den måde de holder området, altid pæn og velholdt, det er noget vore gæster lægger mærke til og giver udtryk for.

 En tak skal også lyde til Birthe på kontoret, for altid smil og hjælpsomhed, det er altid en fornøjelse at komme på kontoret

Dette var ordene fra formanden,

Jeg giver ordet til Dirigenten og håber på en livlig debat af beretningen.

Afdelingsmøde afd.12 Birkeparken, den 16. april 2012

Deltagere:  

Der deltog 18 beboere (14 husstande). Herudover deltog hovedbestyrelsesmedlemmer.

Boligforeningens formand Niels Hattens bød velkommen, og meddelte at Birthe Fuchs var fraværende på grund af sygdom, Carl Lorentzen vil tage sig af punktet regnskab og budget, og Hans Chr. Nielsen lave referatet i samarbejde med Lars Johannsen.

Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen bød velkommen, og fortsatte med dagsordnen.

1: Valg af dirigent.

Niels Hattens blev foreslået og valgt som dirigent.

2:Afdelingens årsberetning v. Hans Chr. Nielsen

Beretningen er vedhængt referatet.

Formanden kom med yderligere oplysninger, skærtorsdag blev der fundet 7 plastiksække i containeren til haveaffald.

Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den10. april besluttet at såfremt de betingelser som blev vedtaget på afdelingsmødet da vi indførte containerordningen ikke bliver overholdt, vil containeren blive inddraget.

Det koster 1.000 kr. ekstra hvis containeren indeholder andet end haveaffald.

Der udsendes meddelelse om dette umiddelbart efter afdelingsmødet.

Beretningen blev godkendt.

3: Godkendelse af afdelingens driftsbudget for år 2013 samt forelæggelse af regnskab 2011.

Afdelingens regnskab blev forelagt af Carl Lorentzen.

Årets regnskab gav et overskud på 169.141 kr. Afdelingen har fået 3.16 % i rente af den løbende mellemregning med hovedforeningen.

Budget 2013.

Budgettet for 2013 gav ikke anledning til huslejestigning i afdelingen

Driftsbudgettet for 2013 blev godkendt 

4: Afdelingsbestyrelsens forslag.

Der er 2 forslag fremsat af en enig afdelingsbestyrelse

Forslag 1: Ajourføring af afdelingsbestyrelsen

Forslaget går ud på at vi her i Birkeparken ajourfører vor afdelingsbestyrelse, ved at ændre afdelingsbestyrelsen til 3 personer i stedet for 5.

Derved tilpasser vi bestyrelsen efter de opgaver der er her og nu, og vil være fremover,

Og så vor afdelingsbestyrelse tilpasses til boligforeningens andre afdelinger.

Der var ingen kommentarer til forslaget.

Forslaget godkendt

Forslag 2: Ændring af hegnshøjde på det yderste hegn omkring Birkeparken

Forslag til regulering af hegnshøjde på det yderste hegn omkring Birkeparken, til højde 1,80 m.

Der var spørgsmål om hvilken hegn det drejer sig om.

Formanden svarede at det er det alleryderste hegn som er rundt om Birkeparken, ud mod Lærkeparken, og ud mod Pileparken.

Forslaget godkendt.

5: Indkommende forslag

Der er indkommen et forslag fra en beboer i Birkeparken omkring hunde.

Da forslaget er afleveret anonymt, kan det ikke behandles på afdelingsmødet.

6: Valg af 1.afdelingsbestyrelsesmedlem for 2 år.

Efter tur afgår.

Hans Chr. Nielsen Birkeparken 68 (modtager genvalg)

Tove Wienke Birkeparken 80 (modtager ikke genvalg)

Elin Horup Birkeparken 86 (modtager ikke genvalg)

Da forslaget om reduktion af afdelingsbestyrelsen blev godkendt er der kun

Hans Chr. Nielsen på valg.  

Hans Chr. Nielsen blev enstemmig genvalgt

Afdelingsbestyrelsen består herefter af:

Hans Chr. Nielsen Birkeparken 68

Jørgen Jensen Birkeparken 100

Carl Lorentzen Birkeparken 30

7: Valg af 2 suppleanter

Nuværende suppleanter

Marie Jensen Birkeparken 28 (modtager genvalg)

Lene Rasmussen Birkeparken 48 (modtager ikke genvalg)

Forslag til suppleant

Marie Jensen

 Peer Eisenblätter

Valgt blev

Marie Jensen Birkeparken 28, blev 1. suppleant

Peer Eisenblätter Birkeparken 122, blev 2. suppleant

7: Eventuelt.

Afdelingens formand takkede Tove og Elin for deres arbejde i bestyrelsen, og overrakte dem en buket blomster.

Carl Lorentzen fortalte om udlejning af fælleshuset.

Der har været udlejninger i 2011og bestillinger i 2012 til følgende grupper.

                                                                 2011             2012

Birkeparkens beboere                                                16                 10

Øvrige afdelinger                                                          4                    7

Udefra                                                                             1                    3

Andre formål                                                                  3                    7

Overnatning i værelser                                              67                 10

Carl oplyste at udlejningen i 2011 har været godt, der er indtægter for 31.180 kr. og udgifter for 38.000 kr.

Det betyder at vi har et underskud på 6.820 kr. før huset hviler neutralt.

Der blev nævnt børns hurtige kørsel på cykel på stierne foran husene, det kan være farlig for både dem som går ud af døren og for børnene.

HC svarede at det er svært at stoppe det, og vi må håbe at forældrene læser dette. 

Samtidig blev nævnt kørsel med scootere på stierne.

Niels fortalte at det så var sidste gang han var med til afdelingsmøde i afdelingen, da han stoppede ved Generalforsamlingen i maj, det bliver mere og mere vedmodig jo flere møder vi er igennem.

Især Birkeparken har været et af de spændende opgave han har været med til i boligforeningen, her har han haft stor indflydelse på at fælleshuset blev bygget, at vi fik forskellige farver på tagene.

Afdelingsformanden afsluttede med en tak for fremmødet.

 Afdelingsmødet, den 16.04.12

Niels Fr. Hattens.         

         Dirigent