Afdelingsmøde afd. 12 – Birkeparken, den 10. april 2014
Deltagere:
34 beboere fra 26 husstande.
Fra boligforeningens organisationsbestyrelse
deltog:
Lars Johansen
Fra administrationen deltog:
Nadja Strojeck fra Dalbo a.m.b.a. (NS) (ref.)
Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen bød velkommen, og bød velkommen til Lars Johansen, Nadja Strojeck og Karsten Buhl.
Herefter gik man over til behandling af dagsorden.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
Lars Johansen blev foreslået og valgt som dirigent.
2. Afdelingsbestyrelsens årsberetning
Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen
aflagde beretning:
I afdelingsbestyrelsens beretning vil vi fortælle lidt om det som er sket i året som gik, og lidt om hvad vi har som mål fremover.
Bestyrelsen har været samlet til bestyrelsesmøde 4 gange siden
sidste afdelingsmøde, hvor vi har behandlet de relevante opgaver der har været.
Der har i afdelingen været 12 flytninger, lidt mindre end i 2012, hvor vi fik 13 nye familier ind i afdelingen.
I mange år har vi frygtet
det øjeblik hvor et barn på cykel i leg på stierne kom i konflikt med en bil.
Så skete det i sommeren 2013, et barn i leg på en cykel overså en bil, som kørte ud af Birkeparken, bilisten en ung mand her fra
Birkeparken, havde ingen mulighed for at undgå ulykken, han kørte stille og roligt, pigen kørte ind i siden på bilen.
Til alt held slap hun med knubs og forskrækkelsen.
Bestyrelsen udsendte dengang en skrivelse
til alle beboere, om forsigtig kørsel, og om at forældrene indprentede deres børn, at cykling på gangstierne er farligt.
Tænk lige en gang over hvad der kunne være sket, hvis det var en af de bilister som har så
travlt med at komme hjem, at der ikke er tid til at overholde den 20 km begrænsning vi har i området.
Et af de relevante punkter vi i bestyrelsen gerne vil have behandlet her på afdelingsmødet er vor container til haveaffald.
Her er der stadig problemer med at finde ud af hvad der er haveaffald som må komme i containeren og hvad der skal bortskaffes direkte på containerpladsen.
Grene, planter, græs, blade fra hegn og andet biologisk affald må komme
i containeren,
Store sten, fliser, havemøbler afleveres af beboeren selv på containerpladsen, plastikposer tømmes for affald og kommes i den opsatte skraldespand.
Vi mener ikke i bestyrelsen det er vor opgave at sortere containeren
inden den tømmes for affald på deponeringsstedet, en fyldt container hvor indholdet ikke er biologisk affald, hvor indholdet skal sorteres, her er det kun afsenderen af containeren til at betale.(Beboerne i Birkeparken)
Der var også
store problemer med, at de kodelåse som blev købt til containeren forsvandt. Her er det jo ikke alle udefra som bare kan tage låsene, det er personer som kender koden.
Containeren er et af de punkter bestyrelsen har sat til
debat senere i aften. Skal havecontaineren fjernes eller vil beboerne rette sig efter de aftaler som blev lavet omkring containeren fra start.
Vi fik løst problemerne med genbrugs og affaldscontainere i afsnit 1, hvor beboerne ikke
havde anden mulighed end at sætte containerne ud omkring postkasserne, til gene for både post og beboere, til stor fare for at storme flyttede og væltede dem.
Vi har i bestyrelsen det indtryk, at den løsning som kom med, en
indhegning, fungerer godt.
Som flere måske bemærkede i sommeren 2013, har vi i boligforeningen ansat en pige, Sara Jensen i de grønne områder, hun er en flittig person som gør et godt stykke arbejde, og vi er da glade
for at hun er her igen i år.
Legepladsen er blevet renoveret, sandkassen er lavet, og der er fyldt nyt sand i, der er opsat 2 nye rutsjebaner, så legepladsen skulle være i orden igen.
Vi beklager det tog lidt tid
med rutsjebanerne, og et barn kom til skade inden det blev lavet, men det var det firma som i starten leverede det hele som havde svært ved at få arbejdet lavet, vi skulle til sidst kontakte et andet firma, som gerne ville lave arbejdet.
Solcelleanlæg
var en af de udfordringer vi arbejde med i 2012 og frem til sidste afdelingsmøde, dog uden resultat.
Det er ikke noget vi er helt færdig med, lovgivningen er ikke helt på plads, dvs. det er hvordan loven opfattes og fortolkes der
er problemer med.
BL. er i gang med regeringen om fortolkning af det som er lavet, og derved en sikring af at boligforeninger ikke kommer i klemme og får lavet et fejlkøb.
Vi vil stadig i bestyrelsen følge med i hvordan det
forløber, og vurdere en eventuelt fremtidig investering kan være til gavn for afdelingen
Et af de punkter på afdelingens budget, som fortsat stige er på posten renovation, tager vi for vor afdeling periode,
fra Birkeparken blev fuld udbygget i 2006 og til udgangen af 2013 er stigningen på omkring 100.000 kr.
Hvad kan vi ændre på det punkt, og kan vi få en besparelse, uden at det gå for meget ud over beboerne i deres hverdag.
Det var måske et forsøg værd, at arbejde med.
Alt stiger, det eneste der med garanti ikke stiger, det er renterne vi får i banken, for vore opsparede midler.
Så kunne det jo være spændende
også at vide hvordan huslejen har udviklet sig over samme periode.
Der er mange beboere som synes at huslejen bare stiger og stiger, men er det nu så slemt?
2006 var huslejen for en 70 m2 lejlighed 3.765 kr. i 2014 er prisen
4.268 kr.
En samlet stigning i 8 år på 503,00 kr.
2006 var huslejen for en 85 m2 lejlighed 4.390 kr. i 2014 er prisen 4.977 kr.
En samlet stigning i 8 år på 587 kr.
2006 var huslejen for en 105
m2 lejlighed 5.225 kr. i 2014 er prisen 5.924 kr.
En samlet stigning i 8 år på 699 kr.
Kan huslejen holdes mere i ro, når alt omkring os stiger
Vi har i afdelingen fået malet udvendigt i
afsnit 1, det er planen at gå videre i næste afsnit i sommer, så vi følger den normale rytme, med en 5 årig periode imellem.
Sommeren 2013 fik vi alle tage sprøjtet for mos, det er ved at løsne
sig og falde ned,
Det gik lige pludselig hurtigt, da firmaet gerne ville i gang med arbejdet.
Vi beklager at der ikke kom en skrivelse ud til alle inden arbejdet gik i gang, jeg sender altid ud hvis der skal ske et arbejde i området, men
sprøjtningen blev lavet i min ferie, og så gik det galt med udsendelse.
Der er konstateret problemer med tagene her i Birkeparken, det omfatter nok hele Birkeparken, skaderne er anmeldt som bygningsskade, vi har torsdag i
uge 12 haft besøg af en sagkyndig, som har set på problemerne.
Skaden er nu registreret, og boligforeningen modtager en rapport over dagens besigtigelse.
Fra 01.01.13 er afregning af spildevand flyttet fra boligforeningen
til at Arwos udsender til den enkelte beboer.
Selv om der i efteråret blev sendt meddelelse ud om ændringen, og der ved årsskiftet blev omdelt meddelelser om aflæsning af vandforbrug, til brug for afregning af spildevand, gik
det galt for 15 beboere her i Birkeparken, men bare roligt der var problemer i alle afdelinger.
Husk nu, at der fra Arwos fremover kommer afregning for spildevand, og at acontobeløbet er trukket væk fra din husleje. Tilmelder man over betalingsservice
kan mange problemer undgås.
Det faste bidrag fordobles, fra 312,5 kr., til 625 kr. samtidig steg prisen pr. m3 fra 38,75 kr. til 40,31 kr., hvilket er en kraftig stigning for alle beboere i Aabenraa kommune.
For en familie med
et forbrug på 86m3 betyder det for vand og spildevand en udgift årlig på 6.012 kr. eller en total pris pr m3 på 56,10 kr.
Der har i årets løb været en del klager over husdyr,
under behandlingen af klagerne er der konstateret at der var beboere som havde husdyr, uden at indhente husdyr tilladelse.
Har du heller ikke en sådan tilladelse, så ret hurtigst muligt henvendelse til kontoret.
Der har i årets
løb været klager over støj fra fælleshuset når der er udlejet, vi har i bestyrelsen diskuteret klagen og for at afhjælpe problemerne, lavet en større oplysning til lejerne om at tage hensyn til de omkringboende.
Udlejning af fælleshuset er gået nogenlunde, ikke så godt som året før. Det vil Carl Lorentzen orientere lidt mere om efter beretningen.
Som de fleste nok har bemærket, er der sket en afgrænsning
omkring parkeringspladsen foran fælleshuset med store sten, det er ikke noget som ser flot ud, men er desværre nødvendigt, da gæster som kommer, ikke er bleg for at bruge plænen til at vende på, i stedet for at bakke.
Vi er i bestyrelsen blevet opmærksom på at når vi i afdelingen holder en aktivitet i fælleshuset, hvor der bliver serveret mad, kræves et hygiejnekursus for at det er lovligt.
Vi har i bestyrelsen besluttet
at vi selvfølgelig følger loven, så den som står for mad og andet spiselig skal kunne fremlægge et hygiejnebevis.
Der er her i Birkeparken familier som synes at der skal være flere aktiviteter, ikke
blot de synes det, de er gået sammen om at danne et udvalg og har planlagt en del aktiviteter frem til årets slutning.
Et sådan initiativ har vi med glæde sagt ja til, det er ikke hver dag en afdelingsbestyrelse får forelagt
et så godt program, så vi siger selvfølgelig tak til de 3familier.
Nu er det op til beboerne, om de vil støtte de arrangementer som i løbet af året er lavet, i afdelingsbestyrelsen håber vi det bliver vel
besøgt.
Er der ikke opbakning, og beboerne svigter et så godt arrangement, så vil afdelingen fremover blive et sted hvor man bare bor, og ikke har et social netværk.
Planlagte Aktiviteter 2014
Program for hvert arrangement udsendes før arrangementet, der er aftalt 9 arrangementer i år.
Endnu en gang skal afdelingsbestyrelsen opfordrer beboerne til at støtte op om de arrangementer som nu
laves.
Aktivitetsudvalget består af:
Monika Birkeparken nr. 36 --- Anja Birkeparken nr. 3 … Michael Birkeparken nr. 8
Vi vil gerne
fra bestyrelsen, påskynde et så godt inieratativ, og bede de 3 komme op og modtage, en lille ting som tak for jeres indsats.
Skal vi ikke samme give dem et bifald for den gode ide, og det store arbejde de gør
for at glæde andre..
Til sidst en opfordring fra administrationen.
Ved hvert hus er der rensebrønd til kloak og toilet, med et aftageligt dæksel som
er beregnet til
at løfte væk når der skal spules kloak.
Disse dæksler må ikke tildækkes, hverken med jord eller blomster, de skal kunne findes og fjernes, når der kommer en slamsuger for at rense.
Her mod slutning vil jeg gerne opfordre så mange som muligt til at deltage i Boligforeningens generalforsamling onsdag den 14. maj kl. 19.00 på RØDE KRO.
Jeg vil afslutningsvis gerne takke
bestyrelsen for et godt samarbejde i årets løb, det har været dejlig at arbejde sammen med jer, en tak skal også lyde til familien Lorentzen for det store arbejde med udlejning af fælleshuset.
Samtidig
vil jeg gerne takke vore viceværter for et godt samarbejde i årets løb, og for den måde de holder området og vore boliger, altid pæn og velholdt, det er noget vore gæster og beboere lægger mærke til og
giver udtryk for.
En tak skal også lyde til Birthe og Anne Katrine på kontoret, for altid smil og hjælpsomhed, det er altid en fornøjelse at komme på kontoret
Dette var ordene fra formanden,
Jeg giver ordet til Dirigenten og håber på en livlig debat af beretningen.
Som supplement til beretningen, fremlagde Carl Lorentzen en beretning for hvordan det er gået med udlejning af fælleshuset.
Udlejning
af fælleshuset går over al forventning.
Som det blev nævnt i formandens beretning, vil jeg komme lidt ind på fordelingen af udlejningen af fælleshuset i 2013.
Jeg er endda blevet kontaktet af personer uden for boligforeningen
der ville reservere fælleshuset til konfirmation, både i 2014 og 2015.
Det kan ifølge vores vedtægter ikke lade sig gøre, de må vente til 6 måneder inden evt. arrangement.
| Fælleshuset blev udlejet form følger: 2013 | 2012 | 2011 |
| Fælleshuset udlejet til Birkeparkens beboere | 9 | 12 | 16 |
| Fælleshuset udlejet til andre formål | 14 | 9 | 3 |
| Fælleshuset udlejet til øvrige
| 5 | 8 | 4 |
| Fælleshuset
udlejet til udenfor boende | 5 | 11 | 1 |
| Fælleshuset udlejet til andre formål | 4 | 3 |
0 |
| Fælleshuset har været udlejet til festbrug | 19 |
31 | 21 |
Andre formål: børnefødselsdage og møder i diverse grundejerforeninger.
Fælleshuset har desuden været
udlejet til kursus 1 dag – Dalbo.
Mødelokalet har været udlejet til bestyrelsen fra Bøgeparken.
Legestuen har ligeledes lejet fælleshuset 30 gange. I 2014 har de lejet der 35 gange.
| Udlejning af værelserne: 2013 | 2012 | 2011 |
| Birkeparken | 73* | 48 |
| Øvrige afdelinger | 4 | 5
|
| Udenfor boende | 4 | 9 |
| I alt | 81 | 62 | 67 |
*Heraf er der betalt 9 overnatninger i 2013, men som først skal bruges i januar måned.
Indtægterne fra fælleshuset udgjorde i 2013 kr. 42.800
Udgifterne til fælleshusets drift i 2013 kr. 39.298
Total for
fælleshuset i 2013 – overskud kr. 3.502
Debat:
Det blev spurgt om det var samme firma som skulle male igen, da der var beboere der ikke var tilfreds med det arbejde der var blevet udført. Der blev svaret, at der bliver indhentet
tilbud fra flere malerfirmaer.
Det var en kort debat om, hvorvidt det tiltag der var blevet gjort for at fjerne mos på tagene var effektivt. Flere beboere mente ikke det havde hjulpet, at der var blevet sprøjtet med algefjerne. Karsten
Buhl forklarede at, der ville bliver foretaget en gennemgang af afdelings tage med det firma der have udført arbejdet, og der hvor det ikke havde virket, ville der ske yderligere foranstaltninger for at fjerne mosset.
Afklaring:
Beretning
er godkendt
3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2014 samt forelæggelse af regnskab 2013
NS fremlagde regnskab og budget med følgende bemærkninger:
Regnskab 2013
Årets resultat er et underskud
på kr. 13.409, hvilket kun svare til 0,23% af afdelingens samlede huslejeindtægt for 2013.
I forhold til budgettet for 2013 var der merudgifter på ydelser på prioritetslån t.kr. 42, hvilket skydes nedsat rentebidrag.
Den almindelige vedligeholdelse havde et merforbrug på t.kr. 86, hvilket er bl.a. skyldes at der er brugt penge til en ny rampe, nyt græs, reparation til tage efter stormen som ikke blev dækket af forsikringen, yderligere har der været
store reparationer af de maskiner der bliver brugt i de grønne områder.
Der har været besparelser på renovation på t.kr. 44, hvilket skyldes nedsat genbrugsafgift. Yderligere har der været besparelse på renholdelse
på t.kr. 37, hvilket skyldes at behovet for sæsonarbejde og vintervedligeholdelse ikke har været så stort som forventet.
I forhold til budgettet for 2013 var der merindtægter i udlejning af fælleslokalet på
tkr.18, yderligere har der været regulering af tidligere år t.kr. 54 som er refusion af ejendomsskat for tidligere år.
Afdelingen har fået 0,72% i rente af den løbende mellemregning med hovedforeningen, mod budgetteret
2%. Hvilket medføre en mindre indtægt på t.kr. 37.
Budget 2015
Der sker en fremskrivning af de forskellige udgiftsposter.
Administrationsbidraget er fastsat til kr. 4.189 pr. lejemålsenhed, mod kr. 4.140 i 2014.
Samlet set medfører budgettet en huslejestigning på 1,7 % fra 2014 til 2015.
Afklaring:
Budgettet er godkendt, regnskabet taget til efterretning.
5. Indkomne forslag
a. Forslag om 3 muligheder vedr. havecontainer
Forslag blev fremlagt af afdelingsformand Hans Chr. Nielsen.
1. Containerordningen ophører, folk kører selv deres haveaffald på containerpladsen.
2. Containerordningen fortsættes, kodelåse svejses på containeren,
og der er ingen som misbruger containerordningen! Bestyrelsen får fuldmagt til at fjerne containeren hvis ordningen misbruges.
3. Containerordningen fortsættes, afdelingen betaler bare hvad det koster, hvis den skal sorteres på genbrugspladsen.
Afklaring:
Der var stort flertal for mulighed nr. 2.
b. Forslag om etablering af krolfbane
Forslag blev fremlagt af forslagsstiller Ole Nielsen, Birkeparken 58.
Afklaring:
Forslaget blev vedtaget med 24 stemmer for og
19 i mod, 9 undlod at stemme.
c. Forslag om regler for store vogne. Ændring af regler for hvor længe en campingvogn må holde på parkeringspladsen
Forslag blev fremlagt af forslagsstiller Peer Eisenblätter, Birkeparken
122.
Afklaring:
Forslaget blev trukket tilbage, da det ikke indeholdte prisen på at lave nye parkeringspladser. Hvis campingvognene skal kunne parkeres i længere tid, bør der laves større parkeringspladser hertil, da
det pt. ikke er muligt at vedligeholde området pga. længden på campingvognene.
d. Forslag om læ ved legepladsen, plantning af hæk ved borde og bænke.
Forslag blev fremlagt af afdelingsformand Hans Chr. Nielsen
på vejen af Marie og Jesper Stier, Birkeparken 10.
Afklaring:
Forslaget blev forkastet, da der var overvejene flertal i mod dette forslag.
6. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem for 2 år
På valg var: Hans Chr.
Nielsen, Birkeparken 68, modtager genvalg
Afklaring:
Der var genvalg uden modkandidater.
Herefter består bestyrelsen af:
Jørgen Jensen, Birkeparken 100
Carl Lorentzen, Birkeparken 30
Hans Chr. Nielsen,
Birkeparken 68
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand.
7. Valg af 2 suppleanter
Der var genvalg til
Afklaring:
Forslaget blev trukket tilbage, da det ikke indeholdte prisen på at lave nye parkeringspladser. Hvis
campingvognene skal kunne parkeres i længere tid, bør der laves større parkeringspladser hertil, da det pt. ikke er muligt at vedligeholde området pga. længden på campingvognene.
d. Forslag om læ ved legepladsen,
plantning af hæk ved borde og bænke.
Forslag blev fremlagt af afdelingsformand Hans Chr. Nielsen på vejen af Marie og Jesper Stier, Birkeparken 10.
Afklaring:
Forslaget blev forkastet, da der var overvejene flertal i
mod dette forslag.
6. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem for 2 år
På valg var: Hans Chr. Nielsen, Birkeparken 68, modtager genvalg
Afklaring:
Der var genvalg uden modkandidater.
Herefter består bestyrelsen
af:
Jørgen Jensen, Birkeparken 100
Carl Lorentzen, Birkeparken 30
Hans Chr. Nielsen, Birkeparken 68
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand.
7. Valg af 2 suppleanter
Der var genvalg
til
1. suppleant Marie Jensen Birkeparken 28
2. suppleant Peer Eisenblätter Birkeparken 122
8. Eventuelt
Der var indkommet nogle spørgsmål til behandling under eventuelt.
1: hvad kan gøres
ved vore postkasser? når det regner får man altid våd post. Det er ikke særlig dejligt.
Et af de ting som kan gøres er at der i bunden af postkassen, bliver sat et trådnet så posten ikke kommer i berøring
med bunden.
Flere har i mange år brugt bunden af en æggebakke.
Der opfordres til at kontakte Karsten, så vil han gerne hjælpe.
Der er selvfølgelig også den løsning af skifte alle postkasser,
men så er løsningen af en prisklasse på 141.000 k. det er en pris på 1.500 kr. pr. postkasse.
2: Hvorfor må man ikke få stormkroge på vinduer og terrassedør? Man kan jo ikke lufte ud når det blæser,
så smækker de i med et brag.
At der ikke må monteres stormkroge i vinduer og døre, skyldes vinduer og døres konstruktion, Aluminium og træ, som ikke er stærk nok til at holde i stormvejr.
Der er altid
den mulighed at anskaffe sig en kile af plast. til at sætte under døren
Vinduer kan i stormveje sættes på natstilling.
Der opfordres til at kontakte Karsten, så vil han gerne hjælpe med at justere vinduer
og terrassedøre.
3: Synes der skal ses på indstillingen af vores gadelys. Tænder meget tidligt om sommeren, tænder også når det er gråvejr, ganske unødvendigt.
Der er automatisk tænd og
sluk på gadelys, hvor indstillingen reguleres af lyset.
Indstillingen er kontrolleret, og der er sket udskiftning af føler, til ensom er mere følsom.
Der har være fortaget reparation af systemet for ca. 8 dage siden
Det er tidligere besluttet af lyset i carportene er tændt hele natten, for at undgå tyveri.
4: Synes der skal laves noget fartbegrænsninger, på de gennemgående veje.
Der køres meget stærkt, det må
kunne gøres med nogle plantekummer
Der har altid været et stort problem med farten, og størsteparten af dem som kører for stærkt er beboere her fra Birkeparken.
Vi har 4 steder i området hvor der er forhøjninger
i vejen, der køres stærk frem til forhøjningen, farten tages af og straks man er forbi øges farten igen.
Det hjælper ikke med flere fartgrænser, for vi skal altid huske på at der også i området
kommer lastbiler, Skraldebilen, lastbiler med materialer, flyttebiler. Der skal også være plads til at vejen kan vinter vedligeholdes, Osv.
Når der er plads til en lastvogn, er der også plads til at en personbil kan køre
stærk
Det vi kan prøve er at sætte flere skilte op, så det ikke kun er ved indkørsel til Birkeparken der bliver mindet om at her i området køres med en fart af 20. km.
Afdelingsbestyrelsen har ikke
bemyndigelse til at lave sanktioner mod fartsyndere, dette er kun forbeholdt politiet.
Der kom et forslag om en anden form for fartbegrænsning, dette vil afdelingsbestyrelsen undersøge.
Herefter afsluttede afdelingsformand Hans Chr.
Nielsen mødet.