Referat fra bestyrelsesmødet Birkeparken den
15. nov. 2010
Tilstede: alle
Dagsorden.
Velkomst:
1:Gennemgang og underskrift af referat fra mødet
den 10. juni, Underskrevet uden rettelser
den 16. aug. Underskrevet uden rettelser
2: Orientering fra Formanden
Åbent hus for boligforeningen her i Fælleshuset, der var 76 besøgende hvoraf de 2/3 var folk som stod for at afvikle hus for at flytte i lejet bolig.
Der er ugen efter fulgt op på åbent hus arrangementet med et indlæg i ugeavisen.
Arrangementet var i tiden efter at mærke på kontoret, så alt i alt var det et positiv arrangement.
Der har været et problem med opsætning af parabol, en nytilflytter har ikke læst reglementet og har sat parabol i højde med tagrenden, efter et brev er det i orden.
Den 22. sept. var afholdt et møde med Eurodan huse omkring 5 års eftersyn i afsnit 3.
Der blev aftalt at Eurodan gik i gang med efterreparation i uge 43 – 44.
Der er til brug for arbejdet udarbejdet liste med navn og tlf. nr. for de huse som er omfattet.
Opgaven er ved at være løst, de eneste som mangler er murerne, som ikke stillede i omtalte uger, men har senere været for at udbedre fejlene, da de meldt færdigt har Peter fra Eurodan Huse kasseret det hele, det er ikke ordentlig lavet, samt der er sprunget over flere steder.
Ny beboer i nr. 116. Indflyttet den 1.10
Nye beboere i nr. 5. Indflyttet den 15.11.2010
Tilladelse:nr. 98 har fået tilladelse til at inddrage et stykke ud mod Nr. Ønlevvej til grunden.
Det drejer sig om ca. 3 m. bredt mellem 2 hække.
Midt i okt. Måned blev udsendt et nyt nyhedsbrev, hvor emnerne Container – Trampolin – 5 års eftersyn samt en bøn fra nr. 15- samt emnet forhøjelse af huslejen fra 1.1.2010 blev behandlet.
Containeren til haveaffald, inddrages nu her den 1. nov. og kommer tilbage igen til april 2911.
Budgetkontrol pr. 31.9.2010
Ifølge udsendte budgetkontrol ser tallene således ud.
Indtægter 4.055.973,00 kr.
Udgifter 4.548.388,21 kr.
Underskud 492.415,21 kr.
Fortsættelse af læbælte til Pileparken, vi havde oppe til gennemgang af området med viceværter at vi får plantet læbæltet frem til Pileparken.
Skal vi få det gjort her i efteråret, eller vente til næste år. Der blev besluttet at vente til næste år.
Birketræ på plænen foran fælleshuset som er gået ud, bliver skiftet her i efteråret, det samme er en del planter i plænen i afsnit 2, de udskiftes også her i efteråret..
3:Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
HC meddelte at Hovedbestyrelsen har været indkaldt til et ekstraordinært bestyrelsesmøde hvor emnet var Rise Plejecenter.
Der skulle tages stilling til det udbudsmateriale som var udsendt fra kommunen, hvor opgaven er at bygge 84 almene plejeboliger og tilhørende serviceareal i alt 7.600 kvm., samt stå for udlejning af boligerne.
Opgaven forventes at løbe op i en samlet anskaffelsessum på 134.mill. Inklusiv moms.
Byggeriet gennemføres i flere ataper for at tilgodese genhusning muligheder.
Vinder Rødekro Andelsboligforening opgaven betyder det at vi skal stille med en garanti på 10 mil.
Alle referater er nu lagt ud på afdelingens hjemmeside, så vi nu opfylder lovens bestemmelser med hensyn til offentliggørelse.
Der er forespørgsel om hvorfor boligforeningens ledige lejligheder ikke mere kommer på foreningens hjemmeside samt i bladet.
HC svarede at de nye regler gør at lejlighederne fremover ikke skal udbydes til leje, men ansøgerne skal være tilmeldt aktiv søgende på de bestemte områder de søger bolig, lejlighederne bliver så tilbudt i den rækkefølge medlemmerne er tilmeldt med mindste nr.
Der er igen problemer med parkering langs vejkanten ind mod haverne. Der er drøftet at lægge en seddel under vinduesviskerne.
Der er problemer med at holde orden i en have i området, Jan har set på situationen.
Ansøgning fra en dagplejer i Birkeparken om leje af fælleshus nogle dage i året. Der er besluttet at når der er en beboer som lejer huset kan vi ikke se der er problemer.
Carl som passer fælleshuset har ønsket hjælp fra bestyrelsen til at gennemgå samtlige ting i køkkenet, for at få vasket det hele af, og så fremover ca. 2 gange årligt.
Der er truffet aftale om den 24. nov. kl. 14.00
Der er drøftet forslag som kom frem på afdelingsmødet, om en kørselsordning, så de som har bil, hjælper de som ikke har bil.
HC udarbejder informationsbrev om ordningen med en tilbagemelding om der er interesse for forslaget.
Samtidig skrives om de mange tyverier som er i området.
4:Orientering om fælleshuset
Carl orienterede om at det har været den bedste sæson indtil videre, de 3 første kvartaler er en indtægt på 19.500 kr. for udlejning.
Den resterende tid af året er godt udlejet.
Aftalen med rengøringsselskabet kører planmæssigt.
5:Evaluering af sommerfesten 2010.
Sommerfesten var rigtig god, der var bare ikke mange tilmeldt, der var 30 tilmeldte, hvoraf de 4 udebliv på dagen
Indtægter for selvbetaling var 4.795 kr.
Udgifter til sommerfesten var 12.033 kr.
Der blev diskuteret lysten til at deltage i de arrangementer som bliver lavet, og en enig bestyrelse har besluttet at der næste år ikke bliver arrangeret sommerfest.
Der er besluttet at neddrosle andre aktiviteter også, med den begrundelse at når ingen gider deltage, hvorfor så arrangere noget.
6:Dato for næste møde
Næste møde er planlagt til mandag den 7. feb. 2011 kl. 19.00 i fælleshuset.
7:Eventuelt.
Oriernteringsbrev udsendes hurtigst muligt.
Referat udsendt den 18.11.2010
Bestyrelsesmødet den 11. okt. 2010 kl. 19.00 er udsat til mandag den 15. nov. 2010 kl. 19.00
Referat bestyrelsesmøde Birkeparken
Mandag den 16.aug 2010 kl. 19.00
Tilstede: alle,- samt festudvalg
Dagsorden.
Der er på grund af ferie ikke udsendt mødeindkaldelse med dagsorden
1:Gennemgang af referat fra 10.juni 2010
Referatet var ikke uddelt, så underskrift af referatet udsættes til næste møde.
2: Orientering fra Formanden
Formanden orienterede om Boligforeningernes Åben hus arrangement den 11-12.sept. 2010, for Rødekro Andelsboligforening som har tilmeldt sig arrangementet, kommer det til at foregå i fælleshuset Birkeparken.
Formanden meddelte at vi kun deltager om lørdagen, og at bestyrelsen var velkommen til at deltage.
Der var diskution om udlejning af fælleshuset, på grund af en beboer har lejet til en koncert med levende musik, o g entre for at deltage.
Beboeren har ikke oplyst ved indgåelse af lejemålet, hvad formålet med lejen var.
Det kan i de tilfælde komme tvivl om at udlejningen er lovligt, da vi som boligforening ikke må udleje til andet som fest for beboere.
Der er enighed om at tage problemet op på et senere møde, og få retningslinjerne strammet op.
Derefter blev sommerfesten gennemgået.
Tilmeldinger til sommerfesten er 28 voksne og 3 børn under 12 år, heri er 2 under 5 år.
Der står i indbydelsen art børn ikke behøver tilmelding om eftermiddagen, så der kan komme en del.
Programmet for dagen er.
Underholdning og leg for børn begynder kl. 13.00, på programmet har vi Høvdingebold, vikingespil, præsionskast på pentanquebanen, og andet.
Der købes is til børn som deltager.
Kaffebord er fastsat til kl. 15,00, Merethe, Lone og Pia bager kage til kaffen.
Kl. 16.00 kommer Torben fra nr. 18, med 3 kollegaer fra Modelbil klubben for at vise os deres sport racerløb med modelbiler.
Musik til aftenen der er bestilt jukeboks hos Aamand i Vojens, jukeboksen bliver leveret fredag og hentet søndag
Kl. 18.00 middag, middagen består af Kalvesteg stegt som vildt, middagen er bestilt hos Kværs Kro.
Kl. 20.00 underholdning, bestilt er Alex Bødtker fra Willys Kaffeklub.
Efter underholdning, snak og hygge Afbrudt af en gang suppe kl. 23.00, hvorefter hyggen fortsætter.
Der er aftalt at udvalget mødes kl. 12.30 for at gøre klar.
3:Næste bestyrelsesmøde.
Aftalt til mandag den 11. okt. Kl. 19.00
Referat udsendt 23.aug.
Referat bestyrelsesmøde Birkeparken
torsdag den 10. juni 2010 kl. 19.00
Tilstede: alle
Dagsorden.
1:Gennemgang af referat fra mødet den 6. maj 2010, der var ingen bemærkninger
2: Orientering fra Formanden
Ansøgning om tilladelse til opsætning af markise
En beboer har fået lov til opsætning af markise, tilladelsen er givet på betingelse af at arbejdet laves håndværksmæssig korrekt.
Manglende vedligeholdelse af have
Der er til en beboer tilsendt brev om manglende vedligeholdelse af haven, der er givet en frist til 14.6.2010, hvor der igen vil være besigtelse af haven.
Nye beboere pr. 1.6.2010 I nr. 118
Luftning af hunde uden snor på Birkeparken.
Der er konstateret at beboere fra andre områder omkring os bruger Birkeparken som gennemgang med hund uden snor, en mand med 2 store hunde er blevet kontaktet for at oplyse at her i området skal hunde være i snor.
Vedkommende henviser til at dette i så fald burde oplyses ved skiltning,
Bestyrelsen besluttede at opsætte skilte ved alle indgange til Birkeparken, HC sætter det i kraft.
Container til Haveaffald
Der er beboere som hælder deres haveaffald op i containeren i plast poser og sække. Græs som har stået i plastsække i lang tid, ryger i containeren uden at blive tømt ud.
Sagen blev diskuteret, der er enighed om at vi sætter skilt på begge sider af containeren, med teksten ” KUN TIL HAVEAFFALD, Plastposer, plastsække og andet må ikke komme i containeren”
Der er opserveret at andre uden for området benytter vor container. Der er enighed om at vi alle opserverer at det ikke sker, og eventuelt tager en snak med vedkommende.
Der skrives et stykke om emnet i beboerinformationen som udsendes i juni.
Opførelse af figur på plænen ved fælleshuset, der er enighed om at vi starter hurtigst muligt, HC får fat i materialer.
3:Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
Der var intet under dette punkt.
4:Orientering om fælleshuset
Der er kun udlejning i 2 weekender samt sommerfesten, P.T.
Der blev diskuteret tømning af affaldsposer i køkken og toilet, hver hold tømmer affaldsposerne efter deres aktivitet.
Rengøring: Carl tager en snak med rengøringsselskabet for at lave en plan hvad der skal laves.
5:Planlægning af sommerfest
Der nedsættes et udvalg til planlægning af sommerfesten, fra bestyrelsen deltager Carl, HC, Elin og Maria.
Der opfordres i beboerinformation til at tilmelde sig som hjælper.
Planlægningsmøde er fastsat til tirsdag den 22. juni. Kl. 19.00
6:Dato for næste møde
Næste møde er fastsat til mandag den 16. aug. Kl. 19.00, hvor det primær er sommerfesten som diskuteres
7:Eventuelt.
Møder sluttede kl. 21.00 Referat udsendt 18.aug.
Referat fra bestyrelsesmøde Birkeparken
Torsdag den 6. maj 2010 kl. 19.00
Tilstede : alle
Mødet startede med gennemgang af Birkeparken med Boligforeningens 3 viceværter
Der blev talt om udskiftning af planter som er gået ud i læhegn ud mod Nr. Ønlevvej, evt. plante pil der hvor der er vådt.
Der blev talt om at forlængelse af læhegn ud mod Nr. Ønlevvej, så linjen med hegn ender ved Pileparken 2
Net på fodboldmålene påsættes inden længe, nye opsættes i år.
Rep. Af græsarmering på parkeringsplads ved legeplads, armeringen er bestilt.
Skilt med legende børn ud for nr. 58 er ødelagt, nyt opsættes.
Affaldsstativ på parkeringsplads i afsnit 1 syd, der er aftalt at den bliver stående foreløbigt.
Planter i midteplænen er gået ud, udskiftes.
Mangler nye pærer i stander ved begge carporte, udskiftes.,
Birketræer i plænen ved fælleshuset, der er aftalt at der plantes 3 styk ud for nr. 66.
Skulptur på plænen ved fælleshuset, arbejdet laves af bestyrelsen, i samarbejde med Jan, så afstanden passer så traktor kan køre igennem
Dagsorden for bestyrelsesmødet 6. maj.
1:Gennemgang af referat fra mødet 11. marts 2010
Der var ingen bemærkninger til referatet.
Forretningsorden for bestyrelse blev gennemgået og godkendt, der blev oplyst til den nye bestyrelsesmedlem ,at der selvfølgeligt er tavshedspligt for hvad der sker på bestyrelsesmødet.
2:Orientering fra formanden
Evaluering af afdelingsmødet
Det var et usædvanligt stille afdelingsmøde, alt forløb efter planen og bestyrelsens forslag blev vedtaget.
Der er i årets løb et par punkter vi skal arbejde med.
En eventuel kørselsordning til dagligvarebutik i Rødekro.
Finde ud af om hegnshøjde hører under råderet.
Skilt med hunde i snor, og hunde høm hømmer
Figurer på plænen foran fælleshuset
På det efterfølgende konstituerede bestyrelsen således.
Formand Hans Chr. Nielsen
Næstformand Jørgen Jensen
Ansvarlig for fælleshus Carl Lorentzen
Bestyrelsesreferater skal fremover offentliggøres ifølge ny lov. Formanden lægger referaterne ind på vor hjemmeside i løbet af året.
Parkeringspladser til trailere er klar, affaldscontainer er opstillet.
Bestyrelsen er fra hovedbestyrelsen bedt om at tage stilling til følgende.
Afd. 12 Birkeparken.evt. opførelse af skillevæg i boliger på 105 kvm. Ved fraflytning.
I henhold til råderet har beboere ikke pligt til retableringspligt ved ændring af skillevægge i boligen ved fraflytning.
Bestyrelsen besluttede ikke at ændre noget, at vi fortsætter som det har været fra starten.
3:Orientering fra bestyrelsen.
Der er forslag om krokus i plænen ved fælleshuset i f.eks en spiral, dette vil foregå til efteråret.
4: Orientering om fælleshuset
Forespørgsel om leje af fælleshuset hvor deltagere til festen overstiger hvad huset kan rumme, dette
skulle ordnes ved at sætte telt op mod huset og bruge vinduet som adgang til teltet.
Meddelelse tilbage lød på at huset er godkendt til 60 prs. Og et sådan arrangement ikke kan finde sted.
Der er indkøbt tekrus, congnacglas og flere lysestager, efter opfordring fra lejere
5:Dato for næste møde
Næste møde er aftalt til 10. juni 2010 kl. 19.00, her tages hul på planlægning af årets sommerfest.
6: Eventuelt.
Der blev talt om at vor arrangement med modelbil løb , kunne foregå sammen med sommerfesten. HC ordnet det praktiske.
Mødet sluttede kl. 21.15. Referat udsendt til bestyrelsen 19.5.2010
Referat fra Bestyrelsesmødet Birkeparken
torsdag den 11 marts 2010 kl. 19.00
Tilstede: alle bestyrelsesmedlemmer.
Dagsorden.
Velkomst ved formanden.
1: Gennemgang af referat fra mødet den 21. januar 2010
Ingen bemærkninger
2: Orientering fra Formanden
Rotter set i Birkeparken, skadedyrsfirmaet Mortalin er sat til at få dem væk.
Har været omtalt i rundskrivelse for jan. 2010. som blev udsendt sidst i Jan.
Det ser ud til at de nu er væk.
Klage over viceværternes snerydning, der er til kontoret indkommen klage over at sne er skubbet ind i hegnet hos en beboer ,og har ødelagt hegn og stakit.
Efter en besigtelse er der ikke konstaterer skade på hegn og stakit.
I forbindelse med udsendelse af rundskrivelse i jan. blev skrevet om bestyrelsens forslag, blandt andet forbud mod trampoliner opstillet i vintermånederne.
Der er kommet reaktion fra en beboer som ikke mener det kan være rigtigt at bilens forsikring skal betale skaden, har talt med sit forsikringsselskab som siger noget andet.
De oplysninger vi har, er fra forsikringsoplysningen som oplyser at ansvarsforsikringen ikke dækker.
I forbindelse med det glatte føre først i feb.er der spurgt om hvordan forsikringsdækningen er hvis man falder.
Det står i hus og have reglement at boligforsikringen har tegnet kolligtiv hus og grundejerforsikring, administrationen oplyser, at der selvfølgelig er forsikringsdækning, og at der skal på sædvanlig vis indsendes skadeanmeldelse ind til forsikringen, som så afgøre om Boligforeningen er Ansvarligt for skaden.
Rundgang i området med viceværterne
I løbet af foråret skal vi på rundgang i området med viceværterne, for at aftale hvad vi skal have lavet.
Vi skal aftale hvornår det skal være.
HC undersøger hvornår viceværterne kan til et møde i maj.
Afdelingsmødet 18 marts 2010
Forretningsorden. Der er laver 45 stk. til uddeling på bordene.
Dirigent:
Vi skal i år finde en ny dirigent, da Niels Hattens ikke deltager i afdelingsmødet.
Forslag Jimmy Schmidt, har sagt ja til at være dirigent
Afdelingsberetning.
Afdelingsberetningen godkendt.
Godkendelse af driftsbudget for 2011.
Budgettet fremlægges af Carl Lorentzen
Driftsregnskab for 2009.
Fremlagt af Carl Lorentzen
.
Driftsunderskud på 156.335 kr.
Årsregnskab og budget byttes om, så regnskabet fremlægges først
Der lægges op til huslejeforhøjelse på 6,4% i 2011,hvilket betyder en forhøjelse på
70 kvm. Lejlighed fra 3972 i 2010 til 4227 i 2011 i alt 255.00 kr.
85 kvm. Lejlighed fra 4632 i 2010 til 4929 i 2011 i alt 297,00 kr.
105 kvm. Lejlighed fra 5512 i 2010 til 5866 i 2011 i alt 354,00 kr.
Afdelingsbestyrelsens forslag
Forslag om forbud mod opstillede trampoliner i perioden 1.11- 1.4
Forslag om container
Om 1 container for hele området
Placering af container
Pris for dette.
Leje 200 kr. pr. måned.
Tømning 406,50 kr. pr. gang
Tømning 245,00 kr. pr. tons miljøafgift
Forslag om parkeringsplads til trailere
Tilbud.
Areal 12x3,5m
Udgravning af 30 cm. muld, som lægges om på stien ved legeplads
Bundopbygning med stabilgrus og afrettesand
Lægning af 42 kvm. SF sten som tages ved sti ved legeplads.
Pris 12.500 kr. prisen er eksklusiv moms
Pris med moms 15.625 kr.
Forslag punkt husdyr
Forslag punkt 5 særlig vedligeholdelse
Indkommende forslag. Der er ikke indkommet forslag inden for tidsfristen.
Valg af bestyrelse:
På valg: Hans Chr. Nielsen
Elin Horup
Tove Wienke
Alle modtager genvalg.
Valg af suppleanter.
Lene Rasmussen. modtager genvalg
Gudrun Larsen. Modtager ikke genvalg
3: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
Der var intet til dette punkt
4: Orientering om fælleshuset
Carl fortalte om ny ordning med rengøringspersonalet, de kommer fremover kun efter aftale, dette skyldes af huset ikke er meget udlejet.
Nøglen til fælleshuset som rengøringspersonalet havde tabt, er fundet på parkeringspladsen ved fælleshuset.
Udlejning: P.T. 7 udlejninger.
5: Dato for næste møde
Der er aftalt at HC finder en dato sammen med viceværterne
6: Eventuelt.
Der var intet under dette punkt
Referat uddelt 12.3.2010
Torsdag den 21. jan. 2010 kl. 19.00
Tilstede: Carl Lorentzen, Jørgen Jensen, Tove Wienke, Elin Horup, Hans Chr. Nielsen,
Lene Rasmussen.