Referater 2011

 

Referat bestyrelsesmøde Birkeparken den 6. dec. 2011 kl. 19.00

 

Tilstede: alle

Fraværende:  suppleant Lene Rasmussen

 

                                            Dagsorden.

Velkomst ved formanden

 

1: Gennemgang og underskrift af referat fra mødet den 6.sept..2011

Der er ingen ændringer til referatet.

 

 

2: Orientering fra Formanden

 

 3. kvartalsregnskab viste et overskud på 144.722 kr. 3. kvartal strækker sig til 31.10.2011

Der er udarbejdet skema så regnskabet kvartalsvis vises på samme skema, det skulle gøre det lettere og mere overskueligt at følge med.

Skema udleveret til bestyrelsen

 

Nye beboere.

Det er denne gang ikke muligt at oplyse, da oplysningerne gik tabt på grund af computernedbrud i perioden fra 6. sept. Til 1.11.011

 

Pr. 01.12.11 ny beboer i nr. 108

 

Kørsel på plæne med bil, der er hjulspor ind over det nyplantede hegn ud mod Nr. Ønlevvej.

En beboer som kan se hvad der sker der, har oplyst at det er avisbuddet der bruget stykket som genvej.

Dansk avisomdeling som har ansat omtalte bud, har fået brev om at kørslen skal ophører, ellers vil de modtage et krav om erstatning for ødelagte planter.

 

 

Ansøgning om udbygning af skur.

 

2 Beboere har søgt om tilladelse til udbygning af skur, ansøgningen bliver behandlet af Carsten

 

1 beboer har fra kontoret fået meddelelse om at det trådhegn som er opsat på udvendig side af hegn er ulovligt opsat.

Det skal være muligt for viceværterne at klippe hegn på udvendige side.

Fristen for flytning af trådhegn er sat til den. 5. dec.

 

Foreningens flag trænger til udskiftning, den ene stroppe til flagsnor er revet ud af flaget. Er syet midlertidigt.

Det samme er gældende for vor vimpel, som er så simpel at den ikke kan bruges.

Ny flag og vimpel købes i det nye år.

 

 

Børnegynger på legepladsen er i en sådan stand at vi skal beslutte udskiftning.

Der er besluttet at der bestilles 1. stk. fuglerede til stativet med de 2 dæk.

Til babygyngen bestilles 2 stk. babygynger som de eksisterende.

 

 

 

3: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer.

 HC

Siden sidste bestyrelsesmøde har jeg deltaget i Besigtelsestur med Kuben til Vejle og Århus i dagene 23-24. sept. Hvor vi var på tur for at se nybyggeri og renovering.

 

Kontaktudvalgsmøde i dalbo, den 13. okt.

 

Kredskonference i kreds 8 på Hotel Trinity i Snoghøj, i dagene 28-29. okt.

 

Den 5. nov. deltog Jørgen og HC, og den 26. nov. Carl, i et kursus for afdelingsbestyrelser om opgaver og pligter for afdelingsbestyrelsen, samt grundregler for opbygning af regnskab og budget i Dalbo. 

 

 

4: Orientering om fælleshuset

Ved Carl Lorentzen

 

Bestyrelsen aftalte på bestyrelsesmødet den 6. sept. dato for arbejdsdag i fælleshuset, der mødte kun 3 op til arbejdet. Elin meldte afbud, da hun ikke kan klare arbejdet, Tove meldte afbuds fordi hun skulle noget andet.

 

Fælleshuset er nu udlejet 15 gange i 2012.

Sidste kvartal gav en indkomst på ca. 8.000 kr., vi er nu oppe på en indtægt på 30.000 kr. i 2011

Den første uden for boligforeningen har lejet huset, det var en ungdomsfest som forældrene fulgte de unges færden.

 

Der er nu flyttet rundt i skabene i køkkenet, så de forskellige ting skulle stå mere i orden som det skal bruges.

Der er lavet liste over hvad der er i skabene, listen bliver udleveret til de som lejer huset.

 

Der er indkommet forslag om mikrobølgeovn i køkkenet, en elefantfod så det er nemmere at nå det som står i de øverste hylder, en ny elkedel, Et ur i salen, Skænketud til snaps og vinflasker.

Bestyrelsen har besluttet at det købes i det nye år 2012.

 

Bestyrelsen har besluttet at forlænge aftalen med dagplejemødrene, til samme sats som 2012

 

5: Afdelingsmødet 2012

Carport i afsnit 3

På afdelingsmødet 2011 var et forslag om carporte, forslaget blev afvist fordi det som mundlig kom frem på mødet, ikke passede i overensstemmelse med det som var i det fremsendte skriftlige forslag.

 

Der blev på afdelingsmødet vedtaget at afdelingsbestyrelsen undersøger behovet for carport til 5-6 biler.

 

Beboerinformation omkring behov for carporte, og opskrivning til ventelister for carport, Skitse beboerinformation til udsendelse fremvist for bestyrelsen, beboerinformationen godkendt til udsendelse.

 

 

Carl mente at vi skal til at kikke en ajourføring af afdelingsbestyrelsen, så størrelsen af afdelingsbestyrelsen passer med de opgaver som bestyrelsen har. Det kunne gøres ved at gå fra 5 til 3 bestyrelsesmedlemmer. Vor afdelingsbestyrelse vil så passe bedre ind i boligforeningen, da samtlige andre afdelinger er på 3 medlemmer

 

Tove mente det var en god ide, hun havde selv tænkt på det samme.

 

Det kan for en sådan ændring vedtages på et afdelingsmøde da boligforeningens vedtægter kapitel 4. omhandler afdelingerne. paragraf 13 stk. 5 omhandler afdelingens størrelse, her står.

Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Valgbare som medlemmer af afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer.

 

Bestyrelsen besluttede at tage afgørelsen op til næste møde, og så fremsætte forslag til forårets afdelingsmøde.

 

 

6: Dato for næste møde er aftalt til den 26.jan. 2012 kl. 19.00

 

 

7: Eventuelt. Der var intet under dette punkt.

 

Referat udsendt til bestyrelsen den 8. dec. 2011

 

 

---

Referat fra bestyrelsesmødet Birkeparken den 6. sept. 2011

Fraværende: Marie – Lene

                                                                 Dagsorden.

 

1:Velkomst ved formanden.

Sommeren er ved at være på retur, velkommen til det første bestyrelsesmøde efter ferien.

Gennemgang af referat fra mødet den 9. maj.2011, der var ingen kommentarer  til referatet.

2: Orientering fra Formanden

Nye beboere siden sidste bestyrelsesmøde

Nr. 53 nye beboer fra 15.05.11

Nr. 12 nye beboer fra 1.06.11

Nr. 14 nye beboer fra 1.07.11

Nr. 16. ny beboer fra 1.07.11

Nr. 66. nye beboer fra 1.08.11

Nr. 15. ny beboer fra 15.08.11

Nr. 27. nye beboer fra 15.08.11

Beboeren i nr. 27 er flyttet til nr. 3.

 

Klage vedr. Chikane

En beboer i afsnit 1. har klaget over 4 husstande som efter beboerens mening lavede chikane mod dem, har bedt om der blev indkaldt til forsoningsmøde for at drøfte problemerne.

Den 07.07.11 var indkaldt til møde, deltagere var klageren, de 4 husstande, samt Hans Appel fra Administrationen, Afdelingsformanden for birkeparken.

Klageren fremlagde sine synspunkter, og de 4 husstande som var indkaldt kom med deres kommentarer til klagen, her var de utilfreds med måden klagen blev fremsat, da en henvendelse fra klageren til de personer som menes stå bag chikanen ikke var sket.

Stridspunktet var en hund som klageren havde, og ikke havde styr på, den løb frit rundt i området og besørgede på de andres områder, dette var blevet kraftigt påtalt af flere af de 4 som var indkaldt. Den kraftige påtale opfattede beboeren som chikane.

Resultater af mødet blev af klageren blev opfordret til at holde sin hund inden for eget område.

Halvårsregnskabet for første halvår er kommet, første halvår viste et underskud på 183.065,58 kr. der er en forventning til et underskud første halvår.

 

Legepladsinspektion.

Jysk legepladssikkerhed har gennemgået legepladsen på Birkeparken, og fundet en del fejl.

Mange af fejlene er nye sikkerhedskrav som er kommet efter 2005, som vi nu skal opfylde.

Foreningens viceværter er i gang med at udbedre manglerne, samtidig er hele legepladsen blevet malet, så den fremstår pænt igen. 

Ansøgning om opsættelse af overdækket terrasse, ansøgningen er godkendt, og beboeren i nr. 122 kan gå i gang med arbejdet.

 

Der er flere steder i området hvor belægningen ved parkeringspladserne tæt ved boligen er skredet ud. Michael Thomsen har repareret de steder hvor der er galt, belægningen er nu sat i cement.

 

Klage over hunde.

En beboer har fået henvendelse om at der er 2 hunde på adressen, og at den ene ligner en kamphund, der henstilles i brevet at den ene hund afhændes, samt er vedlagt den nye hundetilladelse til underskrift, som indeholder bestemmelserne om kamphund.

 

En anden beboer har fået brev om at der holdes hund, og at der ikke er søgt om hundetilladelse, samt at hunden ligner en kamphund.

Der er i brevet medsendt de nye hundetilladelser.

 

Klagebrev om manglende vedligeholdelse af have, der er sendt brev den 22.07.11 med frist til 5.08.11.

Fristen er ikke holdt, så brev nr. 4 om samme emne er afsendt, nu er fristen 25.08.11. overholdes dette ikke vil haven blive sat i stand af boligforeningen for lejerens regning.

 

Fælleskursus for Bestyrelse og afdelingsbestyrelse, kurset foregår på Brødremenighedens Hotel i Christiansfeld

Emnet er. Øverste myndighed, bestyrelse og afdelingsbestyrelse. afdelingsbestyrelsens opgaver, afdelingens budgetter

Der er udsendt til afdelingsbestyrelsen, deltagelse fra Jørgen, Carl og HC, som er tilmeldt.

 

Anmodning om loppemarked for børn, anmodningen kom fra nr. 3.

Anmodningen blev drøftet, og der forsøges afholdt et loppemarked her i efteråret,

 

Hækklipning

Jeg har talt med Jan om klipning af hæk for vore beboere, der er en del afdelinger som har indført en sidste frist dato for klipning.

Er det noget vi skal indføre også. Der er stemning for at vi tager det op som et forslag til afdelingsmødet 2012.

Fristen på forslaget vil blive den 1.sept. eller den 15. sept. som alternativ.

 

En enkelt beboer har ikke fået klippet sin hæk udvendigt fordi der er sat trådhegn op på udvendige side. Oplyser Jan Thomsen.  Trådhegn skal sidde på indvendige side.

Beboeren er informeret om at det er deres pligt at holde hegnet udvendigt så længe trådhegnet står på den udvendige side.

 

Dødsfald. Inger Nielsen Birkeparken 4 er den 26. aug. død. Da hun er alene bliver en lejlighed på 70 kvm ledig.

 

Forespørgsel fra Ryttervænget om de må se vort fælleshus.  Bestyrelsen vil gerne vise huset frem, og HC tager en snak med Hans Midtgaard om dato.

 

3: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer

HC kom med at her til generalforsamlingen i 2012, stiller vor formand for boligforeningen Niels Hattens ikke op igen, så foreningen skal have valgt en ny.

Der er i bestyrelsen ikke diskuteret emnet endnu, og da emnet faktisk er et centralt punkt som bør behandles, så vi står klar med en ny person til generalforsamlingen i 2012.

Jeg har tænkt på at stille op til formandsposten, hvad synes min bestyrelse om dette?

Der var fuld opbakning i afdelingsbestyrelsen til at HC stiller op til posten.

Jørgen. Der er efterhånden meget græs på gange og stier, bliver det fjernet igen.

HC svarede at regnen gør det umuligt i øjeblikket at gøre noget ved det, både hvad angår at brønde det af, eller sprøjte det væk, vil følge det så snart det bliver andet vejr.

Carl. Har undersøgt om vi har en forsikring for inventaret i fælleshuset, Birthe oplyser at inventaret er forsikret for 200,000 kr.

Tove. Knallertkørsel på stierne er ved at være tiltagende. Hvad gør vi ved det?

HC svarede at det ikke er tilladt at bruge stierne til knallertkørsel, og har set at der er nogle stykker som bruger Birkeparken til gennemkørsel til andre områder omkring os.

 

Elin. Den nye forlængelse vi fik lavet af hegn op mod pileparken, det ser ud til at der mangler et stykke helt op til Pileparken.

HC svarede at det var bevist at hegnet ikke går helt op, der skal være plads til en traktor kan komme ud for at klippe ud mod vejen.

 

Villa Catharina er nu færdigt, der har været indvielse den 6. juli 2011, alle 4 lejligheder er der indflyttet unge mennesker.

 

4: Orientering om fælleshuset

Opvaskemaskine er ikke i orden endnu, Carsten oplyser at der har været en montør for at udmåle maskinen og har oplyste at den kører som den skal.

Problemet er at der bruges stadig ikke skyllemiddel fra beholderen, Carsten vil kontakte firmaet igen.

Fælleshuset har i det første halve år været udlejet for 17.400 kr. fra 1. juli og frem til sept. har udlejningen givet ca. 7.000 kr.

Der er PT 6 arrangementer bestilt for resten af året, og i første halvdel af 2012 ser det rigtig godt ud med udlejningen.

Bestyrelsen har besluttet at mødet i fælleshuset torsdag den 17. nov. kl. 13.00 for at gennemgå huset, rengøre stole, borde, skabene i køkkenet.

 

 

5: Dato for næste møde

Der er aftalt tirsdag den 6. dec. der bestilles smørrebrød til mødet.

6: Eventuelt.

Carl. Spurgte om der var nogle som havde hørt om utilfredshed med vort stop af arrangementer.

Der er ingen som har henvendt sig.

HC orienterede om Kubens besigtelsestur den 23-24. sept. Turen går til Århus

HC orienterede om Kredskonferencen som afholdes den 28-29. nov. På Hotel Trinity i Snoghøj.

HC orienterede om Aabenraa/Rødekro fjernvarmes generalforsamling som holdes på Folkehjem den 22. sept.

 

Referat udsendt til bestyrelsen den 7.sept. 2011

 

 

---

Referat fra Bestyrelsesmødet mandag den 9. maj. 2011

Tilstede: alle

Velkomst ved formanden

Punkt 1. Gennemgang og underskrift af referat fra den 21. marts 2011, referatet er underskrevet uden bemærkninger

 

Punkt 2. Orientering ved formanden

Konstituering af bestyrelsen!

Formand. Hans Chr. Nielsen

Næstformand. Jørgen Jensen

Ansvarlig fælleshuset. Carl Lorentzen

 

Ny beboer:

Birkeparken 21. pr 15.4.2011

 

Tilladelse til opførelse af drivhus op mod muren, er givet til Jørgen Jensen Birkeparken 100

Punkt 2. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer

Referat fra fællesmødet med afdelingsbestyrelse og hovedbestyrelse, der var kommentar fra Hans Appel, han var utilfreds med at emnet afdelingsmøder blev lagt frem i referatet som en belastning for administrationen.

Afdelingsmøderne er ikke en belastning, men ændringen er lagt frem som en form for modernisering og tilpasning.

Jørgen. Oprydning i haver, græs i hegn. Jan Thomsen kikker på det.

HC. Velkomstfolder, der er en fejl i folderen ang. Fælleshuset, enkelte ord er faldet ud ved udvidelse af bladet, dette bliver rettet inden udsendelse.

Bestyrelsen besluttede at udsende til samtlige beboere.

 

Punkt 4. Orientering om fælleshuset.

Den 3. juni er huset udlejet, der er tvivl om det er en ungdomsfest (Klassefest) Carl undersøger sagen, og forlanger at der er en voksen tilstede hele tiden.

Der blev på afdelingsmødet foreslået at udlejning af fælleshuset til folk uden for boligforeningen skulle opgive police nr. på ansvarsforsikring.

 Der er i bestyrelsen truffet beslutning om at vi ikke forlanger police nr. på ansvarsforsikring.

Grunden til beslutningen er at det er for besværligt i det daglige, og vi har både navn og adresse på lejeren.

 

Carl ønskede hjælp til rengøring af glas og bestik. Der er besluttet at bestyrelsen stiller i fælleshuset torsdag den 26. maj kl. 13.00

 

Opvaskemaskinen fungerer ikke optimalt, der er kommet klager fra lejere.

Bestyrelsen besluttede at bestille servicemontør.

Døre til depotrum, der er huller forneden fordi vognen med borde har været imod.

Der er besluttet at få sat metalplade på begge døre.

De nye regler for udlejning af fælleshuset sendes til kontoret, og offentliggøres for alle beboere, dette sker gennem den nye velkomstfolder.

 

 

Punkt 5. Afdelingsmøder 2011

Evaluering.

Beretningen gav ikke anledning til kommentarer

Regnskab 2010, gav ikke anledning til spørgsmål

Driftsbudget for 2012

Ikke den store spørgelyst.

Bestyrelsens forslag om fælleshuset. Blev modtaget fint, der var kun få spørgsmål, herunder depositum for lejere udefra, der var et spørgsmålet om der skal forlanges forsikrings nr. på ansvarsforsikring.

Udlejning af værelser til personer udenfor boligforeningen, der er besluttet at det kun kan ske i forbindelse med leje af huset.

 

Forslag 2 Max hegnshøjde: der var utilfredshed over at højden ikke kom op på 1,80 m. der var forslag om afstemning om 1,80 m., men da vedtægterne siger at der ikke kan stilles ændringsforslag på mødet blev der kun stemt om 1,40. m og 1,60 m. som stillet af bestyrelsen.

De fleste protester gjaldt hegnet omkring Birkeparken, her var flere som gerne så dette hegn på 1,80 m. så der kom mere læ i området.

Vi kunne måske til næste år kikke på yderhegnet, om det skal op i 1,80 m., da det var her den største protest var.

 

Indkommende Forslag

1: Forslag om opførelse af Carporte i afd. 12.

Der blev fra NR. 118 stillet forslag om, at der opføres carporte, ved parkeringspladserne i afd. 12, i stedet for de nuværende parkeringspladser.

Forslagsstilleren uddybede forslaget. Her kom det frem at det som han mente med sit forslag, var at få opført en række carporte som de nuværende i afsnit 1. bare opført i afsnit 2 eller 3.

Efter en del diskussion om forslaget kunne komme til afstemning, da det som menes ikke stemmer overens med det skriftlige forslag, blev forslaget forkastet, fordi meningen med forslaget udgjorde en for stor forskel fra det skriftlige forslag.

 

Forslag 2. skilt med tekst ”Parkering uden for parkeringsbåse ikke tilladt.

Forslaget blev stemt ned, fordi et stort flertal mente at skiltet ikke ville gavne, da folk holdt som det passede dem.

Forslag 3. Højskab i afsnit 3. forslaget blev enstemmig vedtaget.

Der var ikke de store kommentarer til forslaget, så forslaget bliver sat i gang, der indhentes lige et tilbud mere, å der er lidt at vælge imellem.

 

Valg af bestyrelse.

Her er det dejligt at se at alle blev genvalgt, endda med klapsalve.

 

Eventuelt.

Lidt om containeren, her smides både sten, fliser og plastposer/sække i, der blev besluttet at igen skrive om problemer i næste beboerinformation, her skal nævnes et containeren fremover bliver sendt af sted med hvad beboerne kommer i.

En sortering på genbrugspladsen kan nemt løbe op på 5.000 kr. pr. tømning, alternativet er at afskaffe containerordningen.

 

Skilt med 20 km. ved indkørslen, mener en beboer er ulovligt.

HC har undersøgt sagen. Ifølge Vej og Park i Aabenraa kommune er indkørslen til Birkeparken en privat fællesvej, altså ikke en offentlig vej. Det betyder at de skilte som vi kan bruge, ikke er færdselsskilte men anvisningsskilte. Skiltet vi har ved indkørslen med symbolet legende børn, med tekst max 20 km. er en henvisning til de som kører ind på området, at her er legende børn, som foreningen beder om at passe på, ved at køre max 20 km.

Skiltet er fuldt lovligt som anvisningsskilt, færdselsskilte som overfor ved indkørsel til Fyrreparken kan ikke opsættes på privat fællesvej.

Kører en bilist stærkere, og påkører et barn eller andet, så er det begrebet at du skal køre efter forholdene som overtrædes, du får nok ikke en bøde for at køre for stærkt, men du får med garanti skylden for påkørslen, og derved erstatningsansvar.

 

Referatet fra afdelingsmødet, indeholder en fejl. Der står under punkt 3 regnskab, at der i afdelingen er et underskud på 9.869 kr., dette er en fejl, det er et overskud, som det så klart fremgår af regnskabet.

 

Punkt 6. Dato for næste møde er fastsat til den 5. sept. 2011 kl. 19.00.

 

Punkt 7. Eventuelt.

Referat udsendt torsdag den 12. maj. 2011

 

 

Besigtelsestur med viceværter Birkeparken den 9. maj

Grønne tage i afsnit 1. og lidt i de andre afdelinger. Der blev talt om at vi får lavet en plan for sprøjtning af tage, og fordeler det over f. eks. 3 år. Med muligvis start på 1. etapenæste år.

Sokkel ved nr. 35 er hult, ved sokkelkant vinduer er der revner, skaderne blev besigtigtet og der er enighed om at det skal laves inden vin ter, for at fugten ikke trænger ind i sokkel, og måske ind under gulvet ved vinduerne.

 

Tagrygning ved nr. 35 skal ses efter, der ser ud til at rygning er løfter så der er hul mellem tagrygning og første række plader.

Læhegn ud mod nr. Ønlevvej, tidsler og mælkebøtter sender frø ind i haverne. Der blev ikke rigtigt drøftet hvad der gøres.

 

Fliserne på 2-3 parkeringspladser er skredet ud, så der et afstand mellem fliserne, Jan finder ud af hvad det kommer til at koste at få der på plads.

Net mangler på Fodboldmål, beslagene til at sætte nettet fast er fjernet på begge mål.

 

Legeplads, rutsjebane er defekt, plankerne under banen er rykket ud af skruerne, dette laves straks.

Legetårn på legepladsen mangler maling.

Tlf. nr. på Renbæk statsfængsel, som har leveret er, 74 83 41 18

 

Ny stolpe ved træ på græsplænen i afsnit 2.

 

Karsten: Skabe som HC har købt til gang er fra LIVA Som dengang havde butik i Aabenraa, jeg har søgt efter firmaet på internet, det findes vist ikke, der kom ikke noget som lignede dem

 

---

Referat fra bestyrelsesmøde Birkeparken 21.3.2011

Tilstede: alle

Dagsorden

Formanden bød velkommen til en samlet bestyrelse

1: Gennemgang og underskrift af referat fra mødet den 7.feb.2011, referat underskrevet uden kommentarer

2: Orientering fra Formanden

Kørsel på stier og græsrabatter, der blev diskuteret hvad vi gør for at få det stoppet.

HC orienterede om at han har aftalt med viceværterne om at fylde mere jord i ved nr. 22 A hvor de største spor er, der skal så sås græs i og hegnes af, så ingen ødelægger det nye græs.

Der er enighed om at tage punktet med i beretningen, Skrive et stykke i det næste nyhedsbrev.

Hjælper det ikke, så må de som fortsætter betale for genopretning.

                     

Maling af sal i fælleshuset, Ib Paulsen kommer den 30-31 marts og reparerer tapetet og maler salen..

Nye beboere Pr.1.3.2011

Birkeparken nr. 96.

Birkeparken nr. 108

Nye beboere Pr. 15.3.2011

Birkeparken nr.122  

 

Fælles afdelingsmøder med regnskab og Budget afholdes den 11.april 2011 kl. 16.30 på Adressen Ryttervænget 30

                     

Fødselsdag, Vicevært Jan Thomsen fylder 50 år den 27. april. Bestyrelsen giver en gave som ved de andre viceværter.

HC har lavet ny vejledning til brug af opvaskemaskine, bestyrelsen blev enige om at også indføre at porcelæn og bestil skal aftørres ved et viskestykke.

 

3: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer

Der var intet fra bestyrelsen

 

4: Orientering om fælleshuset

Der var ingen orientering fra fælleshuset.

 

5: Afdelingsmødet 2011

Oplæg til forslag fra afdelingsbestyrelsen:

Begge oplæg til forslag blev godkendt af bestyrelsen.             

 

Oplæg til regler for fælleshuset:        

I reglerne om udlejning af fælleshuset, blev bestyrelsen enige om at slette depositum ved udlejning til andre formål.

 

Oplæg til beretning, oplæget blev gennemgået og godkendt af bestyrelsen, der indføres det tidligere punkt om kørsel på stier og græsplæne.

 

Der serveres til afdelingsmødet øl/vand, samt kaffe med en småkage, 

 

6: Dato for næste møde, er aftalt til mandag den 9. maj. 2011 kl. 19.30

 

7: Eventuelt.

Der var intet til punktet.

 

 

Referat udsendt til bestyrelsen den 22.3.2011

---

Referat fra bestyrelsesmøde Birkeparken 7.2.2011

Tilstede. alle

Formanden bød velkommen til det første møde i 2011 .

1: Gennemgang af referat fra mødet den 15.nov. 2010.

Referatet underskrevet uden kommentarer

2: Orientering fra Formanden

Maling af sal i fælleshus.

Salen er nu ved at være så beskadiget i tapetet, så afdelings bestyrelsen har besluttet at få Malermester Ib Paulsen til at male salen, så vi kan være bekendt at udleje den.

Der er aftalt at salen males i 2 farver så trekanterne ved loft bliver anden farve

Ib Paulsen finder en god farvesammensætning

Klage over snerydning

Der har været klage fra en beboer, først om elendig snerydning, han fik svar tilbage straks, fortsatte med at svine vore gårdmænd til, fik svar at klager ikke skulle sendes til hjemmesiden men administrationen, fortsatte med at kalde formanden en konfliktsky fæ .

Siden er nu ændret så ingen kan skrive på siden uden godkendelse fra administrator, der er senere kommet endnu et indlæg fra samme person, vedkommende er nu blokeret så der er umuligt at få sine kommenterer igennem .

Dagen efter er der sendt en klage til Boligforeningens hjemmeside, den er besvaret af Hans Appel .

Formanden har den 9. jan. modtaget på mail et spørgsmål om snerydning og lys ved carport i afsnit 1. syd.

Hvem står for snerydning ved parkeringspladser og Carport?

Kan vi få mere lys for enden af carporten?

Forespørgselen er behandlet , Der sættes lampe op på gavlen mod øst hurtigst muligt, og spørgeren får et skriftlig svar tilbage fra Formanden.

Reglerne for snerydning uddybes i Hus og Havereglement

Voldssag
2 beboere kom op at toppes om parkering af bil, det endte med håndgemæng og skubben til hinanden, den ene part har meddelt at et par briller b l ev knust .
Sagen er me l dt til Politiet , og fra Boligfo r e n ingens side er meddelt , at fore n ingen ikke kan tage sig af voldssager , det er politiets opgave.

Brev om manglende vedligeholdelse af have .
En beboer her i Birkeparken har fået brev om at få ryddet op i haven, der ligger Tæpper / Presen n inger og pap i r i hegnet, legeredskabe r , cykler og andet i hele haven

Frist 25.1 . 20 1 1 hvor haven vil blive besigtiget .

Tilladelse til opsætning afVHF antenne ved gav l en af huset .

En b eboer har fået tilladelse til opsætning af ovennævnte antenne, tilladelsen er b etinget af følgende.
Antennen må ikke fastgøres til huset .
Antennen må ikke give gener for de omkringboende beboere. Hvis der opstår gener for de omkringboende skal antennen fjernes.

Der er siden sidst , oprettet kø r se l sordning til Rødekro midt.
2 meldte sig til at køre , 2 meldte sig som br u ger .
Bruger beta l er 15.00 kr . pr . gang til den som ligger bil til r ådighed
Der findes også Kørselsordning ig e nnem Æ l dresagen , dette er in d ført på Bøgeparken
Her er prisen. Kontingent 380 kr. for par, 220 kr.for en l ige . årligt , samt kørse l koster 40 , 00 kr . pr. gang

Vi mener i bestyrelsen at det er en dyr løsni n g, og er godt tilfreds med ord n ingen som er sat i gang her i Birkeparken .

Besty r e l se n har b es lu t t e t en f o r længelse af l æ h egnet s o m e r u d til ve j en mod N r . Øn l evvej i ves t, og op t il skel l e t ve d Pi lepa rk e n.

  Læhegnet forlænges i fuld bredde, så området er helt lukket, det betyder at der bliver mere læ for den første række huse mod Pileparken og der sikres at biler ikke kører over græsset ud på Nr.
Ønlevvej.

Arbejdet sættes i gang her i foråret.

Ny beboere i Birkeparken 23-  31.har skiftet lejer pr. l. 1.201 l

Birkeparken 60. har skiftet lejer pr . 1.2.2011


Klubber
Det eneste arrangement som nu er i gang er syklubben.

Dartklubben stoppede lige før jul , Carl Lorentzen kontakter Kim i nr. 7 for aflevering af nøgle til huset

3: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer

HC orienterede fra hovedbestyrelsesmødet den 31. jan.
Poul Petersen fra Fjern v arrnens bestyrelse orienterede om arbejdet i bestyrelsen.
Der er ekstraordinær Generalforsamling den 10. feb. kl.19.00 på Folkehjem , her skal tages stilling til Fjernvarrnens fremtid.

Boligforeningens udlejningsregler er nu godkendt af Aabenraa kommune .

Her er best y relsens særlige kriterier godkendt.
• Fortrinsret for børnefamilier til 4 vær . boliger.
• Fortrinsret for pendlere / tilflyttere til hver 5. bolig i afd. 6 og 12

Hans Appel orienterede om Dalbo.

Fremover kommer referater fra bestyrelsesmøder / kontaktudvalgsmøder til at ligge på hjemmesiden.

Boligforeningens PM aftale med S y dbank har i 2010 gi v et et afkast på 3 , 2%

Hans Appel orienterede om planer i samarbejde med Arkitekt f irmaet A 78 om opførelse af almene boliger i Rødekro Midt.

Birthe orienterede om ændring af udlejningssituationen det sidste halve år.
Der har således til en enkelt bolig været udsendt 36 tilbud før den blev genudlejet , boligen ligger her p å Birkeparken

Der har i hovedbestyr e lsen været diskuteret udlejning af fælleshuse , både på Birkeparken og Ryttervænget vil emnet blive taget med på afdelingsm ø det.

Der blev diskuteret ansættelsesprocedure for ejendomsfunktionærer , da det bliver aktuelt når Egon går på efterløn

Carl kom ind på at der nu i 2 tilfælde er lejere affælleshuset som ved køkkenet ikke følger almindelige gængse regler om kørsel , med bruger både plæne og petanquebanen når de kører fra b y gningen.

Det går ud over både plæne og petanqu e banen.

Best y relsen besluttede at der sættes nogle store sten for enden af kørebanen ved k ø kkenet , så det er umuligt at komme forbi.

Samtidig rettes i Hus og havereglement

4: Orientering om fælleshuset
Dagplejen starter nu med at bruge huset til møder. Her er det Susanne f ra nr. 32 som står for lejen af huset.

Fælleshuset er p.t. udlejet ca. 10 gange .

År 2010 har fælleshuset v æret udlejet for i alt 22 . 250 kr. , det er det største beløb ind til videre som er kommet ind for udlejning.

5: Afdelingsmødet 2011
Dato for afholdelse af afdelingsmødet her i Birkeparken er fastsat til den 26. april 2011 kl. 20.00

På valg i 2011 er.
Jørgen Jensen nr. 100, Jørgen er villig til genvalg.
Carl Lorentzen nr. 30, Carl er villig til genvalg.

Suppleanter
Lene Rasmussen nr . 48, Lene er villig til genvalg.
Marie Jensen nr. 26, Marie er villig til genvalg. Punkter som kan ønskes behandlet på afdelingsmødet

1: Ændring af betingelserne for udlejning af fælleshuset.

Der er besluttet a t ændre r eglerne for udlejning af fælleshuset, så de også omfatter personer uden for Boligforeningen.

En ændring af betingelserne for udlejning skal ske på et afdelingsmøde, i følge en artikel i beboerbladet nov. 2010

Ifølge bladet er der i kke noget i vejen for, at andre end afdelingens eller boligforeningens egne beboere bruger fælleshuset.

Det kan kun være godt for afdelingens økonomi og måske også for dens sociale liv . Man skal bare være opmærksom på, at huset er bygget for afdelingens egne beboeres skyld, og at de ikke bliver
forhindret i at få glæde af det, når de skal bruge huset til arrangementer.

Følgende punkter ændres såfremt det godkendes på afdelingsmødet

1. punkt.
Fælleshuset kan i henhold til beslutning på afdelingsmødet 2011, udlejes til alle. Dog har beboerne i Rødek r o andelsbol i gforening førsteret, i henhold til nedenstående regler ..

L inie 6 og 7.

Reservation for fælleshuset kan ske 12.mdr. før, for Birkeparkens beboere,
og 8 mdr. før for beboere i andre afdelinger.
 Ansøgere uden for boligforeningen 6 mdr. før arrangementet.

Afsnittet andre formål, samt mødelokaler med køkken, rykkes op foran priser for udlejning til andre uden for bo l igforeningen.

Andre formål (fødselsdag, kaffebord, møder, og lign mandag til torsdag max til kl. 23.00)

Depositu m 500 kr. - Leje 50 kr. pr. time:

Udlejningsprise r (mødelokaler med køkken) p r is pr. gang 100 kr.

Til l injerne andre formål og mødelokaler tilføres nyt: Kun for boligforeningens beboere.

Punkt.3: Udlejningspriser, hele huset uden værelser udenfor boligforeningen

Pr. døgn ( l ørdag kl. 10 . 00 til søndag kl. 10.00) Leje: 1.500 kr. evt. fra fredag kl. 16.00 tillæg 150 kr.

Weekend: (fredag kl. 16.00 til søndag kl. 16 . 00) Leje : 2.000 kr.

Depositum udgør 1.000 kr .


Afsnittet udlejning af værelser ændres til.

Værelser pr. døgn for Birkeparkens beboere.      100.00 kr.
Værelser for boligforeningens andre afdelinger.  150,00  kr.
Værelser for andre uden for boligforeningen.     200,00 kr.

På afdelingsmødet 2010 lovede vi at finde ud af om råderetten gjaldt ved beslutning omkring hegnshøjde her i Birkeparken .

Ifølge Beboerbladet nov. 2010 er det et afdelingsmøde som beslutter max højde i områdets hegn.

Forslag til afdelingsmødet blev drøftet, og en enig bestyrelse besluttede at stille et forslag på 1.60 m som max højde.

Til afdelingsmødet 26. april er allerede kommet et forslag fra en beboer, forslaget lyder. Parkering uden for parkeringsbåsene ikke tilladt.

6: Dato for næste møde.
Der er aftalt mandag den 21. marts. 2011 kl. 19.00

7: eventuelt

Tove. Mange ved hvem der flytter og hvem der flytter ind, hun sidder i bestyrelsen og får ikke    noget at vide om flytninger, hvem er det som går og fortæller det.
HC, jeg ved det ikke, nogle gange kan det være viceværten som har sagt noget,

Tove. Kan vi fra syklubben få en seddel ud om at der godt kan være flere i syklubben.
HC, jeg vil gerne tage det med når der sendes nyhedsbrev ud næste gang.

Tove mente af der er forskelsbehandling hvad angår hejsning af flag, andre kan få hejst flag, da hun havde fødselsdag blev flaget ikke hejst .

HC svarede at alle som henvender sig får hejst flag, han kan ikke gå og huske hvornår forskellige personer har fødselsdag. Dette er også meldt ud til alle.

Referat 8 . 2.2011