Referat fra bestyrelsesmøde Birkeparken tirsdag den 4. sept. 2012 kl. 14.00
Dagsorden.
1: Gennemgang og underskrift af referat fra mødet den 22. maj. 2012
Der var ingen tilføjelse til referatet
2: Orientering fra Formanden
Klage over manglende parkeringspladser til bil nr. 2.
Der er indkommen klage fra en beboer, som er utilfreds med at de ikke må bruge en af de parkeringspladser som er oprettet til gæster, Der er opsat gæsteskilte på de 2 pladser ved carporten i Afsnit 1nord
Vedkommende har fået et skriftligt svar. Hvor reglerne for brug af parkeringspladser er klargjort.
Nye indflytninger
1.8.2012 Birkeparken 36
1.8.2012 Birkeparken 48
1.8.2012 Birkeparken 62
15.8.2012 Birkeparken126
1.9.2012 Birkeparken 38
Tilladelse til ekstra husdyr.
Der er givet tilladelse til et ekstra husdyr i et begrænset tidsrum fra 1.7.2012 til 2.1.2013, begrundelsen er at et husdyr er gavnlig for husets datter, skønner en pædagogisk vejleder hos Aabenraa kommune
Tilladelse givet til opbygning af overdækket terrasse.
Tilladelsen er givet til Birkeparken 45, og er begrundet med at byggeriet skal opføres håndværksmæssig korrekt.
Tilladelse til opførelse af redskabsskur.
Tilladelsen er givet til Birkeparken 3, og er begrundet med at byggeriet skal opføres håndværksmæssig korrekt.
Tak fra Birthe for blomster og besøg, i forbindelse med hendes sygdom.
Ansøgning om lån af borde og stole, i forbindelse med 25 års fødselsdag.
Der er svaret tilbage, at stole og borde ikke kan lånes ud, der er truffet beslutning om emnet.
Der er 4 fra Birkeparken som har fået meddelelse om at der er en del i deres have som skal laves i orden.
3 har fået rykker.
Tilbud på sprøjtning af tage her i Birkeparken, da tilbuddet ikke gjaldt længere end til 1. aug. Er der besluttet at udsætte sprøjtning til efter afdelingsmødet.
Pris for hele Birkeparken er på 60.000 kr. Der var enighed om at der skal indhentes et tilbud mere.
Sprøjtning af tage er under vedligeholdelse, og tages op igen næste år, her med oplysninger i beretningen om udførelse af arbejdet.
Der har været inspektion på legepladsen, og der er mange ting som skal laves om.
HC har haft samtale med Jan Thomsen
Halvårsregnskab for første halvår 2012.
1.
halvår kom ud med et underskud på 163.399.66 kr. set i forhold til 2011 er det godt 20.000 kr. mindre end 2011.
Forslag fra 2 beboere i Birkeparken.
1: Containeren nedgraves, så det er nemmere at hælde en trillebør af. Der laves sliske så containeren kan køres ned.
2: Der etableres vaskeplads, med muglighed for vand og strøm mod betaling.
Der er enighed om at bestyrelsen arbejder videre med forslagene 1 og 2, de skal op og afgøres på et afdelingsmøde
3: At bestyrelsen stiller forslag til kommunen ang. Fodgængerfelt ved helleanlæg på Nr. Hostrupvej mellem lindeparken og Birkeparken.
Bestyrelsen er enig om at forslaget er godt, og at vi gerne vil udvide det med overgang Birkeparken / Skolestien vest for Fyrreparken.
Samtidig vil vi gerne arbejde for at 50 km skiltet som står inden indkørslen til Birkeparken flyttes forbi overganen Birkeparken / skolestien vest for Fyrreparken
HC tager sig af henvendelse til kommunen.
Kursuskatalog fra Dalbo.
Der blev orienteret om de aktuelle kurser.
3: Orientering fra Bestyrelsesmedlemmer
HC. orienterede om Boligmessen den 23-24. sept. hvor boligforeningen har en stand.
Tilfredshedsundersøgelse blandt alle beboere.
HC orienterede om organisationsbestyrelsens planer om tilfredshedsundersøgelse blandt beboerne.
Undersøgelsen udsendes først i sept. og skal tilbagesendes senest 21. sept.
Orientering fra HB mødet 27. aug.
Referaterne kan ses på boligforeningens hjemmeside.
4: Orientering om fælleshuset
Carl fortalte at der er stor udlejning af fælleshuset, og at der pt. er 7 bestillinger af sal resten af året, salen er bestilt 8 gange af dagplejemødrene, og der er 3 kurset bestilt af Dalbo.
Økonomien ser godt ud, indtil nu har vi en indtægt ved udlejning på 36.000 kr.
Lejeaftalen ændres så den er nemmere at forstå hvad angår depositum og leje af fælleshuset.
Der købes stativ til foldere for udlejning af begge fælleshuse i boligforeningen.
5: Dato for næste møde
Næste møde er aftalt til tirsdag den20. nov. kl. 17.00, mødet afsluttes med et par stykker smørrebrød.
6: Eventuelt..
Der var intet under dette punkt.
Referat uddelt til bestyrelsen den 5. sept.2012
Referat fra bestyrelsesmødet Birkeparken 22.5.2012
Tilstede: Carl Lorentzen, Jørgen Jensen, Hans Chr. Nielsen,
Marie Jensen, Peer Isenblatter
Dagsorden
Velkomst ved formanden
1: Gennemgang og underskrift af referat fra mødet den 10. april.2012
Referatet godkendt uden rettelser
2: Konstituering af Bestyrelsen
Valgt blev.
Formand Hans Chr. Nielsen
Næstformand Jørgen Jensen
Ansvarlig fælleshuset Carl Lorentzen
3: Orientering fra Formanden
Henvendelse fra Bøgeparken om deltagelse i udflugt til Hjemsted Oldtidspark lørdag den 16.juni, bestyrelsen har pænt sagt nej tak, dette skyldes uenighed om betaling af bus.
Ansøgning om tilladelse til opsætning af udendørsstik og spot til nr. 74 og 92, tilladelse er givet. med den klausul, at arbejdet skal udføres af en autoriseret installatør
Ansøgning om opsættelse af drivhus,
Da drivhuset er placeret så den er i vejen for rengøring af fortov, er tilladelsen givet med den klausul, at opstiller holder hele fortovet rent for sne og is.
Tilladelse til opførelse af overdækket terrasse, tilladelsen er givet med de relevante bemærkninger om håndværkmæssig udførelse..
Tilladelse til opførelse af redskabsrum, tilladelse er givet med de relevante bemærkninger om håndværkmæssig udførelse.
Tilladelse til opførelse af overdækket terrasse, tilladelsen er givet med de relevante bemærkninger om håndværkmæssig udførelse.
Grundkursus for afdelingsbestyrelsens opgaver.
Dato den 3. okt. kl. 17.00 – 21.30 i Fælleshuset Birkeparken, bestyrelsen tilmelder sig til formanden
Grundkursus Afdelingens Økonomi Dato den 14. nov. kl. 17.00 – 20.30 i Fælleshuset Birkeparken bestyrelsen tilmelder sig til formanden.
Vicevært Carsten Buhl fylder 50 år den 29. juni, afdelingsbestyrelsen har bevilget en gave til en
værdi af ca. 300. kr.
Birthe Fuchs er langtidssygemeldt, Bestyrelsen har bevilget en vin og chokoladegave, ca. 300.kr.
Figurer i plænen foran fælleshuset Skal renoveres, der er aftalt arbejdsdag den 6. juni kl. 10.00, HC sørger for materiale.
4: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
Der var intet under dette punkt.
5: Orientering om fælleshuset
Der mangler en dyne og pude i værelse nr. 1, hvornår den er fjernet vides ikke, der er besluttet at supplere op, så der er dyne og pude til hver seng.
Lejeaftaler som er bestilt fremadrettet
14 overnatninger i værelser
10 arrangementer bestilt af Birkeparken
2 arrangementer fra øvrige afdelinger.
3 arrangementer bestilt udefra
9 arrangementer under andre arrangement, f.eks. fødselsdag, kurser osv.
6: Dato for næste møde
Datoen er aftalt til tirsdag den 4. sept. 2012. kl. 14.00
8: Eventuelt.
Der var intet under dette punkt.
Referat udleveret til bestyrelsen den 24.5.2012
Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 10. april 2012
Tilstede. Alle.
Formanden bød velkommen til bestyrelsesmødet.
DAGSORDEN
1:Gennemgang og underskrift af referat fra mødet den 26. jan.2012, referatet blev underskrevet uden bemærkninger
2: Orientering fra Formanden
Birkeparken 74 har fået tilladelse til opsætning af overdækket terrasse,
Tilladelsen er givet på betingelse af at arbejdet bliver udført håndværksmæssig korrekt udført
Birkeparken 124 har fået tilladelse til opsætning af badeværelsesinventar.
Tilladelsen er givet på betingelse af at arbejdet bliver udført korrekt, og tilslutning af vvs udføres af en autoriseret installatør.
Ny beboer
Birkeparken nr. 124, pr. 15.3.2012
Birkeparken nr. 13, pr 1.3.2012
Birkeparken nr. 50, pr. 15.2.2012
Birkeparken nr. 6, pr. 1.4.2012
Birkeparken 19 har først i feb. bedt om flytning af parkeringsplads, så den kom nærmerehans indgang.
Sagen er overdraget til Carsten, som har givet afslag.
Afslaget skyldes, at får en lov til at flytte plads, så kommer andre også, det kan give problemer fremover.
Der er indkaldt til Valgmøde til repræsentantskabet i BL, valgmødet afholdes den 25. april på Rødekro kro. HC stiller op til repræsentantskabet.
Niels Hattens stopper som formand på generalforsamlingen, i hovedbestyrelsen er vi i gang med en afskedsgave.
Der er planer om en weekendtur, og at det er afdelingerne som giver gaven.
Prisen pr. lejlighed er på 3.20 kr. hvilket betyder at afdelingen betaler 404,20 kr.
Bestyrelsen har besluttet at afdelingen deltager i gaven
Foldere, Der er nu lavet en del foldere, og der er lagt 3 på vor hjemmeside. Det er et om fjernvarme, et om de nye lyskilder, og et om at være aktiv beboer i boligforeningen.
3: Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
Containeren til haveaffald, der er Skærtorsdag opsamlet 7 plastiksække fra containeren, de 3 var fra fælleshuset med madaffald.
Hvad gør vi ved det? Der er besluttet at udsende et nyhedsbrev omkring havecontaineren, at der ikke må fyldes andet end haveaffald i den, og at plastiksække og plastikposer skal i affaldsstativer ved siden af containeren.
Det koster ca. 1.000 kr. hvis containeren skal sorteres på containerpladsen, et sådan beløb vil kun blive betalt v1. gang, så vil containeren blive afbestilt.
Hvad angår køkkenaffald fra fælleshuset, er der lavet retningslinjer for hvordan det håndteres, der opsættes skilt med retningslinjer i fælleshuset.
4:Orientering om fælleshuset
Container til køkkenaffald, den vi har i fælleshuset er for lille, og er tit fyldt så lejere ikke har mulighed for at komme af med affaldet.
Der er besluttet at bestille en ny, så vi har 2. Den ene skal så forsynes med lås, så det er afdelingsbestyrelsen der styrer hvad der kommer i den.
Pris pr. år. 2.250.00 kr. + tømning.
Der er lavet skrivelse om hvordan opvaskemaskinen håndteres, alt skal tørres af når det kommer ud af opvaskemaskinen, så vi undgår kalkpletter.
Carl har haft forespørgsel om lån af stole fra fælleshuset til privat brug.
Der var en snak om problemet, og beslutningen blev, at det ikke kan lade sig gøre.
Carl oplyste at udlejningen i 2011 har været godt, der er indtægter for 31.180 kr. og udgifter for 38.000 kr.
Det betyder at vi har et underskud på 6.820 kr. før huset hviler neutralt.
Der har været udlejninger i 2011og bestillinger i 2012 til følgende grupper.
2011 2012
Birkeparkens beboere 16 10
Øvrige afdelinger 4 7
Udefra 1 3
Andre formål 3 7
Overnatning i værelser 67 10
Der har været forespørgsel om leje af huset til kursus, fra Dalbo den 3. okt. og den 14. nov. hvor der forventes ca. 50. deltagere.
5:Afdelingsmødet 2012
Beretning.
Afdelingens beretning er godkendt af afdelingsbestyrelsen
Forslag.
Der er indkommen et forslag om hunde, forslaget er indsendt anonymt, så det forhindre i at det kan behandles på afdelingsmødet.
Valg.
Da Elin og Tove ikke ønsker genvalg, er det kun HC som er på valg, hvis forslaget om ændring af bestyrelsen bliver godkendt.
Suppleanter.
Marie opstiller
Vi skal finde en ny suppleant.
Regnskab
Der er et overskud på 169.141,00kr..
Det betyder ingen huslejestigning.
Carl fremlægger regnskab og budget.
6:Dato for næste møde, aftales efter afdelingsmødet
7:Eventuelt.
Der var intet til dette punkt.
Mødet afsluttes med kaffe og æblekage, som Marie havde med.
Referater uddelt til bestyrelsen den 11.4.2012
Referat fra bestyrelsesmødet 26. jan. 2012.