Afdelingsmøde afd. 12 – Birkeparken,
den 11. april 2013
Deltagere:
33 beboere fra 25 husstande.
Fra boligforeningens organisationsbestyrelse deltog:
Lars Johansen
Hans Midtgaard
Poul Petersen
Peer Eisenblätter
Fra administrationen deltog:
Hans H. Appel fra Dalbo a.m.b.a. (HHA) (ref.)
Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen bød velkommen, hvorefter man gik over til behandling af dagsorden.
Dagsorden:
1. Valg
af dirigent
Lars Johansen blev foreslået og valgt som dirigent.
Dirigenten startede mødet med at konstatere, at det var lovligt indvarslet.
Derefter fortsattes med dagsorden:
2. Afdelingsbestyrelsens
årsberetning
Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen forelagde beretning:
I afdelingsbestyrelsens beretning vil vi fortælle lidt om det som er sket i det forløbne år her i afdelingen, og vore tanker for afdelingen
fremover.
Bestyrelsen har siden sidste afdelingsmøde holdt 5 bestyrelsesmøder, hvor vi har behandlet de relevante opgaver som har været i året som gik.
Fra 1.marts 2013 er der lavet nye retningslinjer for tilmelding
og afmelding af EL fra et elselskab.
Det er nu den enkelte beboer der selv skal sørge for tilmelding til elselskabet når der flyttes ind, og det samme når der flyttes ud.
Den periode som er mellem fraflytning og til den nye
beboer flytter ind, skal betales af boligforeningen.
De nye retningslinjer stammer fra en EU lov om individets ret til selvbestemmelse.
Vi forsøger at holde beboerne orienteret om hvad der sker i afdelingen, ved at sende
beboerinformationer ud når der er ting som er vigtige for hele området.
Det mener vi kan gavne alle i afdelingen, der kommer ikke rygtedannelser og andet når alle får samme oplysninger.
Vi bruger afdelingens hjemmeside
til at orientere beboerne med, det er den nemmeste og billigste måde at orientere på,
Vor hjemmeside har nu fungeret siden feb. 2010, altså i godt 3 år. der har været mange inde for at følge med i hvad der sker her
i Birkeparken, Det første år godt 11.300, antallet efter 2 år. var besøgstallet på 26.300 besøg, her på 3. år er besøgene oppe på ca.49.700 som har klikket ind på hjemmesiden.
Vi
forsøger hele tiden at, det som ligger på hjemmesiden er det aktuelle, og vi forsøger at forbedre siden med nye ting, så beboerne her i Birkeparken har mulighed for at følge med i hvad der sker her i afdelingen.
Der
kom sidste år et ben mere i menuen, det omhandler pjecer.
Her kan man gå ind og se hvordan fjernvarmen skal indstilles for at yde optimal varme.
Der ligger også en pjece, som omhandler udskiftning af energislugende elpærer
ud med økonomiske lyskilder.
Der udover har vi lavet en pjece, om hvordan bliver du en aktiv beboer i boligforeningen og i afdelingen.
I løbet at året er tilføjet endnu et ben, her kan du gå ind og se Boligforeningens
Visioner – målsætninger og værdier, som i år er revideret så den er gældende til år 2020
Som noget nyt, kan du gå ind og se tilfredshedsundersøgelsen for afd. 12. samt boligforeningens Visioner
og målsætninger.
Tilfredshedsundersøgelsen kommer jeg lidt ind på senere i beretningen
Du kan altid gå ind og se hvad vi arbejder med i bestyrelsen, da alle afdelingens referater ligger på hjemmesiden, du
kan finde referater fra afdelingsmøderne, beboerinformationer, du kan se velkomstfolderen som alle nye tilflyttere får udleveret, og ikke mindst, du kan se hvornår fælleshuset er ledigt.
Vi har i afdelingen udover på indtægtssiden
huslejen for vore boliger, en indtægt ved at leje fælleshuset ud.
Lejen vi fik ind for fælleshuset i 2012 har nu rundet de 50.000 kr. nok et af de største beløb endnu, men den kan muligvis komme højere
op, og derved være med til at holde den husleje vi betaler nede.
Vi fik sidste år lavet en folder, som er uddelt til vore naboer i områder omkring Birkeparken, hvor vi inviterede dem til at se huset, da vi holdt åbent hus søndag
den 4.marts.2012, der kom ikke mange til vor åben hus, men nu er der 229 enfamiliehuse som ved, at vi også udlejer til folk uden for boligforeningen.
Det har nu båret frugt, der er mange som har været til fest her i fælleshuset,
som selv kommer for at leje lokaler til en fest.
Carl vil her efter beretningen komme lidt ind på driften af fælleshuset.
Afdelingens regnskab ser godt ud i år, vi kom ud med et overskud på 155.247 kr. det må siges
er et godt resultat.
Det gode resultat betyder så også at vi ikke får huslejestigninger i 2014.
På afdelingsmødet for 2 år siden, blev behandlet hegnshøjde, højden bliver klippet af vore viceværter,
som gerne vil klippe den højde du vil have din hegn under de 1.60 m.
Vi vil i bestyrelsen sende info ud her i foråret, om hvordan du får den højde du ønsker.
Vore figurer som skal symbolisere at børnefamilier
er i centrum hos os, er i år blevet renoveret, så de fremstår som et flot indslag i området.
Jeg nævnte i starten af beretningen om at se fremad, vi skal her i afdelingen til at tænke på at tagene, som er ved
at blive begroet med mos.
Da renovering af tage er et vedligeholdelsesopgave er det ikke noget afdelingsmødet skal tage stilling til, det skal bare sættes i gang, det vil blive lavet sidst på året i sept.- okt. mdr. når
træer og planter er ved at gå i hvile, så de ikke tager skade af sprøjtestøv.
Vi har i årets løb arbejdet for at få busforbindelse her til Birkeparken, Kommunen havde nye busruter ude i høring.
Vi har fra afdelingen indsendt forslag om en busrute forbi Birkeparken til Hjordkær
og tilbage igen til Rødekro
Det lykkedes ikke denne gang, men vi fortsætter med vor forslag igen senere, når kommunen har en ny hørring,
skal vi have flere til at sende indslag om busruter.
Bussen kører nu efter de nye køretider, med lidt længere herud, da de kører til Rise Plejehjem.
Bestyrelsen blev i sommer opfordret til at arbejde for forgængerovergang
hvor de 2 skolestier passerer Nr. Ønlevvej.
Der er ikke stor lyst til at lave flere fodgængerovergange hos kommunen, de 2 steder vi opfordrede til er i forvejen lavet med skilte "Krydsende Cykelister"
Der er så
her onsdag den 3. april sket et sammenstød mellem en cykel og en bil.
En 13 årig pige kørte uden stop fra cykelstien over vejen, hun blev ramt og slynget ind i forruden.
Politi og ambulance var tilkaldt, hun blev kørt
til skadestuen, hvor de konstaterede at hun var slupper heldig fra uheldet.
Det får os til igen at rette henvendelse til Kommunen.
Nogle af de opgaver vi til sommer skal i gang med, er renovering af plænen hvor de 2 fodboldmål
står, stykket skal fræses op og sås om, det vil tage hele sommeren før græsset er stærk nok til fodbold.
Vi har en opgave som venter, med renovering af legepladsen, her har det store legestativ brug for en kærlig
hånd, den ene af rutsjebanerne er i stykker, det samme er sandkassen, som bliver fornyet.
Det er glædeligt at et par familier i Dec. arrangerede juletræsfest her i Birkeparken, og rigtig dejlig at se at der var stor opbakning til arrangementet.
Det vil vi i bestyrelsen gerne sige en stor tak for, det store arbejde som blev lagt i opgaven. Godt gået piger.
Vi håber at det kan blive en tradition fremad, og at det har skabt grundlag for at flere kunne få lyst til at stå
for et arrangement.
Der blev i kommentarerne i tilfredshedsundersøgelsen efterlyst arrangementer her i Birkeparken, men det er meget vigtige at når der så bliver lavet et stykke arbejde, så bliver det bakket op af områdets
beboere.
Vi skal på et senere tidspunkt her i aften behandle forslag til afdelingsmødet, her har afdelingsbestyrelse et forslag om solceller til brug for den udvendige belysning og strøm til fælleshuset.
Forslaget er
lidt i tråd med den linje som bestyrelsen arbejder med, at vi skal prøve at holde huslejen så lavt som muligt.
Vi har også et forslag om regulering af udlejningspriser for fælleshuset, så vi følger med prisudviklingen,
og får små reguleringer løbende, i stedet for at vente, og komme med en kraftig stigning.
Der kommer et oplæg til hus og havereglementer om renovering af vore boliger, det er sådan set kun et præcisering af de retningslinjer
vi i det daglige benytter, og det handler om hvilken glans i vægmalingen de forskellige rum er malet med den dag en ny beboer flytter ind.
Vi har sidste sommer modtaget forslag fra et par beboere, som omhandler vor container til haveaffald, og
et forslag om vaskeplads til biler.
Jeg lovede tidligere i beretningen at komme mere ind på tilfredshedsundersøgelsen og Boligforeningens visioner, målsætninger og værdier.
Fra organisationsbestyrelsen
blev i sept. 2012 udsendt spørgeskema omkring den tilfredshed beboerne føler ved at bo hos Rødekro Andelsboligforening.
Af de udsendte 94 husstande her i Birkeparken, kom der tilbagemeldinger retur fra 35 husstande, det er en tilbagemelding
på 37,2 %.
Generelt er tilfredsheden i orden på de fleste punkter, de punkter som ligger under gennemsnit er områderne, Organisationsbestyrelsen, Fællesskab i afdelingen og informationen.
Der var under hvert punkt mulighed
for at komme med kommentarer til det som blev spurgt om, samt der var mulighed for at give udtryk for hvad der var godt, hvad man var utilfreds med, og plads til forslag.
Det har mange benyttet sig af, og det synes vi i bestyrelsen er meget positiv
og med til at gøre undersøgelsen bedre.
Vi synes i bestyrelsen i skal have en tilbagemelding på det arbejde i har lavet, så vi har besvaret flere af kommentarerne, og udsendt den samlede tilfredshedsundersøgelse, med
beboernes kommentarer.
Organisationsbestyrelsen har revideret boligforeningens visioner – målsætninger og værdier, da den udløb ved udgangen af 2012.
Vi har denne gang kikket lidt længere frem, så målsætningerne
nu gælder til 2020,
Denne gang er der taget udgang i at den skal være let læseligt, mange af punkterne fra tidligere er medtaget i den nye udgave, og der er taget højde for hvad der fremadrettet kan komme på tale.
Vi synes i organisationsbestyrelsen at det er vigtigt at foreningens beboere kan gøre sig bekendt med det organisationsbestyrelsen arbejder med, så der vil til afdelingsmøderne og generalforsamlingen være mulighed for at få
et kopi udleveret, samtidig vil foreningens visioner – målsætninger og værdier ligge på Boligforeningens hjemmeside, og på Birkeparkens hjemmeside.
Ændring af åbningstider på kontoret Ryttervænget
30
Organisationsbestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 18. marts besluttet at ændre kontortiderne fra 1. maj. 2013. Kontortid vil herefter blive tirsdag og torsdag fra 10.00 til 16.00
De nye kontortider skal ikke ses som en
besparelse, men der er ikke mange som alligevel kommer efter kl. 16.00 torsdag.
Det vil heller ikke blive sådan at, kl. 16.00 er der definitiv slut med at modtage beboere, er det fuldstændig umuligt at møde op inden kl. 16.00, er
der mulighed for at ringe og aftale en tid.
Her mod slutning vil jeg gerne opfordre så mange som muligt til at deltage i Boligforeningens generalforsamling torsdag den 16. maj på RØDE KRO.
Jeg vil afslutningsvis gerne takke
bestyrelsen for et godt samarbejde i årets løb, det har været dejlig at arbejde sammen med jer, en tak skal også lyde til Carl Lorentzen for hans store arbejdet med udlejning af fælleshuset, også en tak til Merethe som
trolig hjælper til. Rødekro Andelsboligforening Ryttervænget 30 6230 Rødekro
Samtidig vil jeg gerne takke vore viceværter for et godt samarbejde i årets løb, og for den måde de holder
området, altid pæn og velholdt, det er noget vore gæster lægger mærke til og giver udtryk for.
En tak skal også lyde til Birthe og Anne Katrine på kontoret, for altid smil og hjælpsomhed, det er altid
en fornøjelse at komme på kontoret
Herefter satte dirigenten beretningen til debat – der var ingen kommentarer.
Afklaring:
Beretning er enstemmig godkendt.
3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for
2014 samt forelæggelse af regnskab 2012
Afdelingsbestyrelsesmedlem Carl Lorentzen fremlagde årsregnskab og budget.
Regnskab 2012
Årets resultat er et overskud på kr. 155.247, som er overført til
resultatkonto.
Drift af fælleshus har givet indtægt på kr. 51.500, hvilket er 31.500 mere end budgetteret.
Budget 2014
Samlet set medfører budgettet en uændret huslejeopkrævning.
Der var spørgsmål
til, hvorfor ejendomsskat stiger så kraftigt i 2014-budget, hvortil blev svaret, at der opkrævet forholdsvis lav ejendomsskat i en periode, men at vi i forbindelse med ændring af fradrag i ejendomsskatteberegningen må forvente væsentlig
større ejendomsskat.
Afklaring:
Budgettet er godkendt, regnskabet taget til efterretning.
4. Indkomne forslag
a. Forslag om opsætning af solceller på fælleshuset. Kan anvendes
til gadebelysning og strøm til fælleshuset.
Hans Chr. Nielsen gennemgik forslagets konsekvenser. Økonomisk betragtet er der ingen gevinst ved den forholdsvis store investering.
Afklaring:
Der var ingen stemning for
forslagets gennemførelse.
b. Afdelingsbestyrelsen foreslår ændring af Hus- og Havereglement med præcisering af anvendelse af glanstrin ved maling af de forskellige rum.
Hans Chr. Nielsen fremlagde argumentation for gennemførelse
af forslaget.
Der var spørgsmål hertil, som blev diskuteret og afklaret.
Såfremt der er behov for afklaring af regler ved fraflytning, kan henvendelse ske til kontoret eller vicevært.
Herefter blev forslaget sat
til afstemning ved håndsoprækning.
Afklaring:
Forslaget er enstemmig vedtaget.
c.
Afdelingsbestyrelsen foreslår en forhøjelse af priser ved
udlejning af fælleshuset.
Carl Lorentzen gennemgik forslagets konsekvenser:
1. Udlejningsprisen for et døgn skal forhøjes med kr. 100,00 i alle 3 kategorier
pr. 1.1.2014. Weekend priser bibeholdes
2. Udlejningsprisen for værelser skal forhøjes med kr. 50,00 pr døgn i alle 3 kategorier pr. 1.1.2014
3. Ændring af regler for tilbagebetaling af depositum
Ved framelding af aftalt leje, tilbagebetales ½ indbetalt
depositum indtil 1 måned før arrangementet
Ved framelding under 1 måned før arrangementet ingen tilbagebetaling
Afklaring:
Forslaget er enstemmig godkendt.
d. Beboere
foreslår opbygning af rampe/plato ved containeren, så beboerne kan hælde affald i containeren direkte fra trillebør.
Forslagsstiller kommenterede forslaget.
Hans Chr. Nielsen forelagde de økonomiske konsekvenser:
Der vil være en anlægsudgift på knap 15 tkr. hertil.
Afklaring:
Forsamlingen kunne godkende forslaget –
Afdelingsbestyrelsen arbejder videre med den praktiske udførelse.
e. Beboere foreslår
etablering af vaskeplads til biler evt. ved fælleshus, med mulighed for vand og strøm mod betaling.
Forslagsstiller kommenterede forslaget.
Hans Chr. Nielsen forelagde økonomi m.v.:
Det bliver forholdsvis dyrt, fordi
der skal laves anlæg med olieudskiller og styringsanlæg i øvrigt, som helst skal være placeret i et lille skur.
Samlet investering vil blive på 230-250 tkr.
Der var herefter debat om forslaget.
Afklaring:
Forslagsstillere trak forslaget tilbage, idet det blev vurderet at være for dyrt at gennemføre.
5. Valg af 1 afdelingsbestyrelsesmedlem for 2 år
På valg var:
Jørgen Jensen, Birkeparken
100 – villig til genvalg. Rødekro Andelsboligforening Ryttervænget 30 6230 Rødekro
9
Carl Lorentzen, Birkeparken 30 – villig til genvalg.
Afklaring:
Der var genvalg til begge kandidater uden modkandidater.
Herefter består bestyrelsen af:
Hans Chr. Nielsen, Birkeparken 68
Jørgen Jensen, Birkeparken 100
Carl Lorentzen, Birkeparken 30
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand.
6. Valg af suppleanter
Der var genvalg til
1. suppleant Marie Jensen Birkeparken 28
2. suppleant Peer Eisenblätter Birkeparken 122
7. Eventuelt
Der var ønske om at kunne låse skraldespande med hængelås.
Svar: Man kan selv købe lås. Det betales ikke af fællesskabet.
Kan hunde i området ikke holdes i snor ?
Svar: Afdelingsbestyrelsen sender gerne en skrivelse rundt og påminder om forpligtelser som hundeejer.
Biler kører for stærkt på vejene i området.
Svar: Afdelingsbestyrelsen vil indskærpe, at der skal køres med lav hastighed.
Hvorfor kan der ikke ryddes sne foran postkasse ?
Svar: Afdelingsbestyrelsen
undersøger nærmere.
Hvornår genåbnes rutsjebanen ?
Svar: I foråret.
Kan der laves havesyn ?
Svar: Afdelingsbestyrelsen vil gerne kigge lidt mere på haverne – hvis vi skal kunne komme efter
folk for manglende pasning, skal der vedtages regelsæt på afd.møde.
Der blev spurgt til pasning af læbælte mod Nr.Ønlevvej – kan vicevært evt. gå igennem flere gange årligt ?
Svar:
Der er en vurdering i det, også i forhold til, at det koster ekstra med ekstra viceværtfunktion.
Dirigenten takkede for mødets forløb, og overgav mødet til formanden.
Lars Johansen informerede herefter om proces
for valg af bestyrelsesmedlem til fjernvarmen, og mulighed for afgivelse af fuldmagter.
Herefter takkede afdelingsbestyrelsesformand Hans Chr. Nielsen for det gode fremmøde, og ønskede alle en god sommer.
Afdelingsmødet,
den 11. april 2013
_____________________
________________________
Dirigent
Formand
| RØDEKRO
ANDELSBOLIGFORENING til beboerne Afd. 12 Birkeparken
| Ryttervænget 30 6230 Rødekro Telefon 74 66 23 70 Telefax 74 66 23 67 Bank: Sydbank A/S Reg. nr.: 7990 Konto: 2020555 Kontortider: Tirsdag
kl. 10-16 Torsdag kl. 10-17 |
|
Rødekro den 6. marts 2013 Hermed indkaldes til ordinært afdelingsmøde torsdag
den 11. april 2013 kl. 18:30 i fælleshuset Birkeparken 24, Rødekro DAGSORDEN: 1. Valg af dirigent 2. Afdelingsbestyrelsens årsberetning 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for år 2014 samt forelæggelse af regnskab 2012 (bilag eftersendes) 4.
Indkomne forslag 5. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år Efter tur afgår: Jørgen Jensen, Birkeparken 100 (modtager genvalg)
Carl Lorentzen, Birkeparken 30 (modtager genvalg) 6. Valg af 2 suppleanter 7. Eventuelt Forslag, der ønskes behandlet på
afdelingsmødet, skal afleveres skriftligt til afdelingsbestyrelsen senest 2 uger før mødet. varsling uddelt til samtlige beboere den 6. marts 2013 |