Referat Afdelingsmødet afd. 12 – Birkeparken, den 20. april 2016
Deltagere:
25 beboere fra
20 husstande.
Fra boligforeningens organisationsbestyrelse deltog:
Lars Johansen (LJ)
Susanne Bergstedt (SB)
Fra drift og administration deltog:
Nadja Strojeck (NS) (ref.)
Torben Leen (TOL)
Karen Sibbesen (KS)
Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen bød
velkommen.
Herefter gik man over til behandling af dagsorden.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
Karen Sibbesen blev foreslået og valgt
som dirigent. Hun fastslog at mødet var korrekt varslet og beslutningsdygtigt. Derefter gennemgik hun dagsordenen.
2. Afdelingsbestyrelsens
årsberetning
Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen aflagde beretning:
I afdelingsbestyrelsens
beretning vil vi fortælle lidt om det som er sket i året som gik, og lidt om hvad vi har som mål fremover.
Bestyrelsen har været samlet til bestyrelsesmøde 5 gange siden sidste
afdelingsmøde, hvor vi har behandlet de relevante opgaver der har været.
Vi har i afdelingsbestyrelsen haft et skift, Jørgen Jensen er flyttet fra Birkeparken, ind i afdelingsbestyrelsen er
indkaldt Dorte Borchert
Der er i afdelingen i indeværende periode kun indflyttet 8 nye beboere, det er nogenlunde hvad der var af flytninger i 2014
Her i Birkeparken kommer vi i regnskabsåret
ud med et overskud på knap 21.000 kr. det er et godt resultat i forhold til forventet med de rentesatser vi har på pengemarkedet, noget vi i alle afdelinger fremover kommer til at mangle er en renteindtægt for de penge vi har stående,
men det kommer Nadja ind på senere i aften.
Fælleshuset
Udlejning af fælleshuset i 2015, både sal og værelser har været godt i løbet
af året, dette vil Carl Lorentzen komme lidt ind på senere.
I alt har huset givet overskud, hvilket jo er med til at holde vor husleje så langt nede som muligt.
Vi skal i indeværende år i gang med at se på maling i fælleshuset, det lille lokale trænger hårdt til en gang maling.
Skiltning af vore boliger
Vi fik i årets løb sat numre på vore boliger, det ser ud til fungerer og er til alles gavn, især har vi hørt positive tilkendegivelser fra besøgende.
Rækværk op langs parkeringspladsen ved Krolfbanen
Vi har her i foråret fået opsat rækværk op langs parkeringspladsen ved krolfbanen,
vi har lavet det sådan at der stadig kan holde store vogne parkeret på pladsen, med ikke med en anhænger på spændt.
Robotklipper
Så er sommeren ved at være på vej, vor robotklipper er sat i gang og holder stykket ved krolfbanen i orden hele sommeren, lidt ud i fremtiden vil vi i bestyrelsen arbejde for at græsstykket
ved Fælleshuset også kommer med, efter hvad montøren som satte robotklipperen i gang mente, skulle den robotklipper vi har nu, kunne klare også stykket ved fælleshuset.
Det er noget vi sammen med administrationen
skal arbejde med fremover
Kontrol af aftaler
Vi har været i gang med at se på de aftaler
som er gældende her i Birkeparken, er de økonomiske gode nok, eller, er det noget som skal laves om
Et af de aftaler som for flere år siden blev besluttet på et afdelingsmøde,
er kabel tv i fælleshuset.
Her har vi et forslag til ændring som kunne være til gavn for udlejningen og så tillige spare penge til afdelingen, det kommer vi ind på senere i aften.
Facebook
Facebook siden ”Os der bor på Birkeparken” er blevet meget populær, især når der er noget som man er utilfredsheder
med.
Os som bor på Birkeparken er en Facebook side som er oprettet af en privat person her i Birkeparken, og har intet med Rødekro Andelsboligforening at gøre, det var nok ved start ment som
en side, man kunne sætte ting til salg.
Skulle der være beboere som tror, at det som skrives, læses af administrationen, er dette en kæmpe fejl, hvad der skrives må nok opfattes
som en personlig tilfredshed ved at blive set.
Har du en mening eller en besked administrationen bør vide, så send en mail til post@rabf.dk, eller brug Boligforeningens hjemmeside.
Vi har
her i Birkeparken fejl ved vore tage, det har en person her i afdelingen synes alle bør vide, uanset hvor de bor, så han har lagt et indlæg på Facebook siden ”Rise & Rødekro lokale nyheder” og udtaler sig om
at Rødekro Andelsboligforening er ligeglade med hvad der sker med vore boliger og fejlen medtaget, han skriver at han har henvendt sig mange gange uden reaktion.
Jeg vil gerne oplyse at det bestemt er
langt fra sandheden det han kom med på face book, den rette sandhed er en anden, og det kan dokumenteres.
Straks administrationen fik meddelelse om fejlen blev bygningsskadefonden kontaktet, der blev fra
Byggeskadefonden sendt en sagkyndig ud for at se på skaden.
Skaden blev besigtiget på omtalte beboeres bolig, han deltog selv i forløbet.
Vi
har hele tiden fra Boligforeningen fulgt op på skaden, vi har orienteret her på afdelingsmødet sidste år, med et punkt på dagsordenen om hvordan situationen er, der bliver som aftalt med bygningsskadefonden holdt øje med
udviklingen af skaden.
En henvendelse fra vedkommende at der kom vand ned fra loftet blev straks undersøgt, en repræsentant fra Boligforeningen henvendte sig til ham for at aftale tid, vedkommende
som henvendte sig, var han ikke tilfreds med så han svarede tilbage, at han forlangte en ekspert, i stedet for vedkommende som henvendte sig, kunne boligforeningen lige så godt sende en skraldemand.
Der
blev ved gennemgang ikke konstateret fejl, som beviser at taget er utæt.
En sådan opslag på face book kan kun ses som en privat forsøg på at svine Rødekro Andelsboligforening
til offentlig, indslaget blev dog hurtigt fjernet igen, men den har været sat på, som et forsøg på at svine Rødekro Andelsboligforening til offentlig.
Går man i de tanker
at vil du opnå noget, så er det lige meget hvad du gør, for at opnå det du vil,
ja, så har man da bestemt misforstået noget.
Det kommunale vandhul
I maj måned havde afdelingsbestyrelsen og daglig administration bedt om et møde med folk fra kommunen omkring det kommunale vandhul, mødet blev først afholdt den 3. sept. 2015 som et besigtelsesmøde
i området ved vandhullet.
På mødet blev aftalt at afdelingsbestyrelsen kom med et oplæg til ønske omkring området.
Dette blev
afsendt få dage efter mødet, men der er endnu ikke reaktion fra Teknisk udvalg.
Vor prioritet til kommunen var
1: Hvis det kan lade sig gøre,
er vort største ønske at vandhullet fyldes op, de væltede træer fjernes, de andre træer bliver stående så området beholder samme stil som nuværende.
2:
At området indhegnes så vi undgår børn kommer ud for en ulykke, inden dette fjernes de væltede træer, så undgår vi børn hopper over hegnet og stadig bygger huler i de væltede træer.
3: Vandhullet renses op, de væltede træer fjernes så der ikke er mulighed for at bygge huler.
Der er ikke afdelingsbestyrelsens ønske at overtage vedligeholdelse at et vandhul udenfor
vort område, det vil betyde en ekstra udgift for afdelingen.
Busforbindelse omkring Nr. Ønlevvej
Omkring det arbejde boligforeningen gør for at få
busforbindelsen til at gå omkring Nr. Ønlevvej, er der ikke sket meget, vi har dannet en gruppe både af private husejere, og medlemmer af afdelingerne Bøgeparken & Birkeparken, samt organisationsbestyrelsen.
Vi har ikke haft stor opbakning fra de private endnu, vi havde også et ønske om at bussen fortsatte til Hjordkær, denne tanke er vi gået fra, der var ingen interesse i lokalrådet i Hjordkær.
Det vi fremadrettet arbejder for er at bussen kører omkring Nr. Ønlevvej, og at opfordre kommunen til at købe et stykke af den jord som ligger brak, her vest for Nr. Ønlevvej til vendeplads for
bussen.
Vi skrev i sept.2015 til trafikudvalgets Formand Bent Sørensen, og bad om et møde, uden resultat
Vi har igen i jan. indbudt formanden for
trafikudvalget og formanden for Det kollektive trafikudvalg § 17 stk. 4 til et møde, dette er ikke lykkedes for os endnu.
Trods modstand fra udvalgene fortsætter vi, denne gang med en indbydelse
til samtlige medlemmer af det kollektive trafikudvalg, med en indbydelse til det kommunale ældreråd, som muligvis kan hjælpe med vor plan om, at ældre skal have lov til at bo i deres bolig så længe som muligt. Der er ikke
sket en noget endnu.
Skulle der være personer her i Birkeparken, som kunne ønske sig at deltage jagten på en bybus omkring Nr. Ønlevvej, så er i velkommen til at henvende sig til
mig.
Borgermøde om Rødekros fremtid
Aabenraa kommune har her først i april afholdt et borgemøde på Røde-Kro, for at inddrage
Rødekros borgere i den fremtidige plan for byen.
Jeg er kommet med i et udvalg, her er blandt andet en af opgaverne, at arbejde for at vi her i området kommer med under den kollektive trafik, med
ruter til centrum.
En anden vigtig opgave vil være at vi i Rødekro Andelsboligforening, kommer lidt med hvad angår tilladelse til nybyggeri
Hjælp til indkøb hver torsdag
formiddag
Er du ældre og har vanskeligt ved at komme rundt, så er der problemer med at klare de daglige indkøb til hverdagen, fordi det er besværligt at komme indtil butikkerne.
Ældresagen har en aftale med Super Brugsen og Kommunen omkring transport til Super Brugsen i Rødekro
Du hentes ved din bopæl, bliver kørt til Super
Brugsen, i Super Brugsen er hjælpere fra Ældresagen, efter indkøbene tager i elevatoren op i Cafeteriet, hvor der er kaffe og brød fra Lagkagehuset.
Kl. 11.00 hjemtransport, vognmanden
hjælper dig ind med dine varer, og det hele til en pris af 40.00 kr.
Det er ikke krav at du er medlem af ældresagen for at deltage.
Du kan få
oplysninger her i aften, eller hente oplysninger hos afd. bestyrelsen om ordningen
Mandskabssituationen
2015 har været et turbulent år hvad angår vore ansatte ejendomsfunktionærer,
Michael er holdt med virkning fra den 28. okt.
Hvad angår Karsten, så blev der af anonyme beboere i maj udsendt en skrivelse til beboere i Bøgeparken – Birkeparken og dele af Ryttervænget,
en skrivelse med beskyldninger som betød at Karsten ingen mulighed havde for at passe sit arbejde, han blev sygemeldt.
Hvad angår de beskyldninger som stod i skrivelsen har organisationsbestyrelsen
besluttet ikke at bekræfte eller afkræfte.
Dette skal ses ud fra at, såfremt der er problemer med de ansatte i boligforeningen så hører det under daglig ledelses arbejdsområde,
og ikke noget som skal afgøres af vore beboere.
Dette også fordi de ikke vil kommentere beskyldninger som afsenderne ikke engang selv vil lægge navn til.
Organisationsbestyrelsen har fuld tillid til at daglig ledelse klarer de opgaver som kommer i boligforeningen.
Der kan oplyses at Karsten er fritstillet, med udgangen af feb. 2016, dette er sket i samarbejde
med Karstens faglige organisation, dette er sket med den begrundelse at Karsten ikke har en fremtid i boligforeningen efter udsendelse af skrivelsen.
Organisationsbestyrelsen har fra flere beboere hørt,
at boligforeningen fremover ingen medarbejdere har til at servicere boligerne når Michael stopper, dette har Michael fortalt flere beboere, dette er ikke korrekt, vi kan meddele at selvfølgeligt bliver vore beboere ikke ladt i stikken, der har
hele tiden været personale til at klare opgaverne.
Ringer der beboere til boligforeningen om fejl eller andet, vil der blive lavet service som vi altid har gjort og vi er forpligtet til fremover.
Der var i efteråret en stor udskiftning i de medarbejdere som betjener os i det daglige, de nye folk vi har fået ind, er på plads og fungere fint i hver deres felt, der er som ny meget de skal sætte
sig ind i, der har også været et stort opsamlings arbejde fordi det sidste ½ år ikke har fungeret optimalt.
Det er afdelingsbestyrelsens indtryk, at vi fremover har en stabil stab, som
løser de opgaver som kommer, og har et godt samarbejde med afdelingerne om de opgaver der er i afdelingerne.
Udskiftning af hårde hvidvarer
Der var
en del snak om, da de andre afdelinger fik udskiftet hårde hvidvarer, at Birkeparken skulle have skiftet i 2015.
Udskiftning af hårde hvidvarer i Birkeparken vil efter aftale med afdelingsbestyrelsen
ske i efteråret 2016. Administrationen er i gang med forløbet til udskiftningen.
I Birkeparken vil udskiftningen omfatte Komfur og Køleskab, den emhætte vi har siddende over komfur bliver ikke udskiftet, der er meget
få reparationer, og hvad angår udluftning, så findes ikke nye som er bedre
Brug af Vagttelefon
Jeg skal fortælle beboerne at vor vagttelefon uden
for arbejdstid er til akutte hændelser, hændelser som er til fare for boligen hvis det ikke laves straks. dryppende vandhaner, dørstop som mangler, døre som knirker og andet som ikke er akut, anmeldes på tlf. 74 66 23 77 på
hverdage Fra kl. 07.00 - 09.00, Eller send et mail til post@rabf.dk Eller via boligorganisationens hjemmeside.’
Ny tilbagemelding ved klager
På afdelingsmødet
i foråret 2015 kom mange beboere ind på utilfredshed når de sender en klage ind, de vil gerne at der kommer en tilbagemelding om hvad der sker.
Det har organisationsbestyrelsen rettet op på,
så der kommer en kvittering tilbage til indsender og en vejledning på behandlingsproceduren af klagen
Samtidig gøres opmærksom på at såfremt sagen ikke er løst, skal
der indsendes ny klage.
Her mod slutning vil jeg gerne opfordre så mange som muligt til at deltage i Boligforeningens generalforsamling tirsdag den 17. maj kl. 19.00 på RØDE KRO.
Jeg vil afslutningsvis gerne takke bestyrelsen for et godt samarbejde i årets løb, det har været dejlig at arbejde sammen med jer, en tak skal også lyde til Carl Lorentzen for hans store arbejdet
med udlejning af fælleshuset,
Samtidig vil jeg gerne takke vore ansatte, både i marken, vedligeholdelse af boligerne, og på det administrative plan for et godt samarbejde i årets løb,
og for den måde de holder området, altid pæn og velholdt, det er noget vore gæster lægger mærke til og giver udtryk for.
En tak skal også lyde til kontoret, for altid
smil og hjælpsomhed, det er altid en fornøjelse at komme på kontoret
Dette var ordene
fra formanden,
Jeg giver ordet til Dirigenten og håber på en livlig debat af beretningen.
Debat:
Der var ingen spørgsmål eller kommentar til beretningen
Afklaring:
Beretning er godkendt.
3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2017 samt forelæggelse af regnskab 2015
NS fremlagde
regnskab og budget med følgende bemærkninger:
Regnskab 2015
Årets resultat er et overskud på kr. 20.850, hvilket svare til under 1% af
den samlede huslejeindtægt.
Overskuddet vil jf. loven blive delt i 3, og hver 1/3 vil blive medtaget i budget for 2017, 2018 og 2019.
I forhold til budgettet
for 2015 var der mindre udgifter på ydelser på prioritetslån (konto 101-105) t.kr. 20, hvilket skydes at lånet er et rentetilpasningslån og renten er historisk lav.
Ejendomsskatten
(konto 106) er faldet fra 22,0 til 18,9 promille, det har givet en besparelse i forhold til det budgetterede på t.kr. 9.
Udgiften til forsikring (konto 110) er faldet med t.kr. 19, da vi har haft vores
forsikringer i udbud og har fået en bedre tilbud.
Renholdelse (konto 114), hvilket dækker over udgifter til ejendomsfunktionærer, har haft en mindre udgift på t.kr. 13.
Almindelig vedligeholdelse (konto 115) har haft en mindre udgift på t.kr. 8.
Der har været en merudgift på udgiften til renovation (konto 109), i forhold til det budgetteret
t.kr. 17, hvilket skyldes at Arwos har forhøjet prisen pr. genbrugsbeholder og at genbrugs taksten er steget med mere end vi havde forventet da vi lavede budgettet for 2015.
Afdelingen har fået 0,0%
i rente af den løbende mellemregning med hovedforeningen, mod budgetteret 1%, hvilket medfører en mindre indtægt i forhold til det budgetterede på t.kr. 42.
Budget 2017
Den foreslåede huslejestigning skyldes hovedsageligt manglende renteindtægter, der er budgetteret med 0% i rente, samt et væsentlig fald i indtægter af opsamlet overskud tidligere år, dette skyldes at
tidligere års store overskud har været medtaget i tidligere års budgetter.
Der sker en fremskrivning af de øvrige udgiftsposter.
Administrationsbidraget
er fastsat til kr. 4.260 pr. lejemålsenhed, mod kr. 4.185 i 2016.
Samlet set medfører budgettet en huslejestigning på 2 % fra 2016 til 2017, hvilket svare til en huslejestigning på kr.
85-120 pr. måned.
Der var ingen bemærkning til regnskab og budget.
Afklaring:
Budgettet er godkendt, regnskabet taget til efterretning.
4. Indkomne forslag
A. Forslag vedr. musik i fælleshus og området.
Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden.
Debat:
Der var kommentarer og uddybende spørgsmål
til forslaget, som blev besvaret af afdelingsformanden.
Afklaring:
Der blev foretaget afstemning ved håndsoprækning.
A: Musikken i fælleshuset skal stoppe senest kl. 02.00
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
B: Samme regel skal også gælde
for de private boliger.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
B. Forslag vedr. pasning af egen parkeringsplads
Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden
Debat:
Der var kommentarer og uddybende spørgsmål til
forslaget, som blev besvaret af afdelingsformanden.
Afklaring:
Der blev
foretaget afstemning ved håndsoprækning.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
C. Forslag om bredbånd
i fælleshuset.
Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden.
Debat:
Der var kommentarer og uddybende spørgsmål til forslaget, som blev besvaret af afdelingsformanden.
Afklaring:
Der blev foretaget afstemning ved håndsoprækning.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
5. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år
Efter tur
afgår:
Hans Christian Nielsen, Birkeparken 68
Afklaring:
Der var ingen modkandidater
Hans Christian Nielsen blev genvalgt
Herefter består bestyrelsen af:
Dorte Borchert Birkeparken 55
Carl Lorentzen Birkeparken 30
Hans Chr. Nielsen Birkeparken 68
6. Valg af 2 suppleanter
Jane Jessen, Birkeparken 34 og Aksel Christiansen, Birkeparken 34 opstillede
som suppleanter.
Afklaring:
Der var ingen andre kandidater.
1. suppleant Aksel Christiansen Birkeparken 34
2. suppleant Jane Jessen Birkeparken 34
7. Eventuelt
Fælleshus
Medlem af afdelingsbestyrelsen Carl Lorenzten fremlagde en beretning om udlejning
af fælleshus og gæsteværelser:
Udlejning af fælleshuset går over al forventning.
Som det blev nævnt i formandens beretning,
vil jeg komme lidt ind på fordelingen af udlejning af fælleshuset i 2015.
Jeg er endda blevet kontaktet af personer uden for boligforeningen der ville reservere fælleshuet til konfirmation,
både i 2016 og 2017.
Det kan ifølge vores vedtægter ikke lade sig gøre, de må vente til ½ år inden evt. arrangement.
| Fælleshuset blev udlejet som følger: 2015 | 2014 | 2013
| 2012 |
| Udlejet til Birkeparkens beboere
| 13 | 10 | 9 | 12 |
| Udlejet til andre formål* | 7 | 13 | 14
| 9 |
| Udlejet til øvrige afdelinger | 10 | 3 | 5
| 8 |
| Udlejet til udenfor boende |
2 | 9 | 5 | 11 |
| Udlejet til andre formål* | 2 | 2 | 4 | 3 |
| Udlejet til festbrug | 25
| 22 | 19 | 31 |
| *Andre formål: børnefødselsdage og møder |
| | |
| | | | | |
Fælleshuset har desuden været
udlejet til kursus af DALBO.
Legestuen har ligeledes lejet fælleshuset 33 gange. I 2014 har det lejet det 32 gange.
| Udlejning af værelserne: 2015 |
2014 | 2013 | 2012 |
| Udlejet til Birkeparkens beboere | 39
| 42 | 73 | 48 |
| Udlejet til øvrige afdelinger | 24 |
11 | 4 | 5
|
| Udlejet til udenfor boende | 0 | 8 | 4 | 9 |
| I alt | 63 | 61 | 61 | 62 |
| | | | | | | | |
Udskiftning af hvidevarer
Der blev stillet spørgsmål om det er muligt at foretage tilkøb
i forbindelse med udskiftning af komfur. Det blev også stillet spørgsmål om det er muligt at få køl/frys i sammen størrelse som de gamle
Der blev svaret af afdelingsformanden
at for at opnå en besparelse skal bestilles ens modeller, derfor vil dette ikke være en mulighed.
Bålplads
Der blev ytreret ønske om oprettelse
af bålplads. Formanden informerede om at man tidligere forespurgt Aabenraa Kommune om dette, Kommunen havde oplyst at dette ikke var tilladt pga. afstanden til bebyggelsen ikke overholdte de lovgivningsmæssige krav pga. brandfare.
Det blev dog pointeret at det er fuldt lovligt at benytte de flytbare bålsteder man kan købe.
Vandhul
Der blev stillet spørgsmål
til indhegning eller evt. opfyldning af vandhullet. Formanden fortalte at der var kontakt til kommunen, men der er intet nyt i sagen. Afdelingen ønsker ikke at betale for opsætning og vedligeholdelse af dette hegn på Kommunens areal.
Herefter takkede dirigenten for god ro og orden, og overgav ordet til Hans Chr. Nielsen, der ligeledes takkede forsamling og ønskede god sommer.
Afdelingsmødet, den 20. april 2016
Karen Sibbesen Hans
Chr. Nielsen
Dirigent Formand