Oplæg til bestyrelsemøde Birkeparken den 9. dec. 2019 kl. 13.00
Tilstede:
Carl Lorentzen – Lis Christensen – Hans Chr. Nielsen
Fraværende Kjeld Nielsen
Fra Administration Torben Leen
1:
Gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde
Underskrift af referat udsat til næste møde
2:
Ansøgning af hegn foran boligen
Der er af en beboeren ansøgt om afdelingen vil opsætte hegn foran boligen, hegnets længde er 15 m. Der er ikke ansøgt om inddragelse om stykket foran boligen.
Der
er oplyst at opsætning af 15 m. hæk koster ca. 6.000 kr.
Der er undersøgt hvor mange i alt der kan komme og forlange det samme.
Der er 12 husstande som ikke har hæk foran deres bolig, som kan komme og vil
have det samme.
Der er tidligere (2008) givet tilladelse til inddragelse af stykket foran huset, det er i alt 5 boliger som fik tilladelse. Der er plantet hæk, her har beboerne selv betalt hæk, en af de boliger som fik tilladelse plantede
ikke hæk da tilladelsen blev givet.
Derudover har 5 boliger fået tilladelse til inddragelse af stykket foran boligen, her er opsat stakit mellem stykkerne, beboerne har selv betalt omkostningerne
1 bolig har fået
tilladelse til inddragelse af stykket foran boligen, samt stykket ved parkeringsplads.
Ved denne tilladelse har beboeren selv betalt for rækværk.
Sagen blev drøftet, der blev drøftet om rimelighed i at sætte
et hegn op på afdelingens regning, når der er så mange som tidligere har søgt og selv betalt, samt der så er 12 andre som kunne forlange det samme, og hvad så med dem som har betalt selv.
Der er besluttet at
beboeren godt må sætte hæk op, men skal selv betale.
3: Eventuelt
Evaluering af hjertestarter kursus.
Der har været afholdt et ½ times gratis kursus, som hjerteforeningen
stod for.
Der er Deltagere som kunne ønske sig mere viden om at være hjerteløber.
Det var et gratis kursus, på en ½ time, det er ikke meget som kan nås på ½ time, så det blev
drøftet om det kunne det være en ide at købe et kursus der hvor vi har købt hjertestarteren.
Vi står i afdelingen med en hjertestarter, så er vi når vi nu har fået så mange til at bringe
den ud i tilfælde af hjertestop, vel forpligtiget til at følge op og gøre de deltagere som har meldt, sig trygge ved at komme ud.
Torben Leen er bedt om at finde ud af hvad vi kan få, og melde tilbage til afdelingsbestyrelsen.
Der blev drøftet råderet, og den måde den bliver forvaltet, der blev givet udtryk for, der mangler en afgørelse truffet af afdelingsmødet om hvordan det skal være i afdelingen
Der blev drøftet
Facebook, her har en beboer lagt et billede ud fra en bolig hvor affaldet var spredt på grunden.
HC orienterede om hvad der var sket i sagen, beboeren har samme dag ryddet op efter henvendelse fra administrationen.
Der blev
drøftet fælleshus, der har igen været beboere som ikke er tilfreds med huset.
Utilfredsheden er ikke kommet da de modtager huset, først bagefter når huset er afleveret.
Der bruges rigtig meget tid til
at holde fælleshuset i stand, til udlejning og forberedelse til udlejning.
Der virker mærkeligt at det kun er beboere her i Birkeparken som er utilfreds, de som lejer huset udefra giver udtryk for de er godt tilfreds med det de lejer
og det er dejlige lokaler.
På mødet har fra vor bestyrelsesmedlem som står for fælleshuset givet udtryk for at lysten til at gøre et så stor arbejde for afdelingen er ved at være væk.
Det
som blev drøftet under eventuelt, vil betyde at der er emne skal tages op først i det nye år, hvad gør vi for at rette op på det.
Referat udarbejdet den 11.12.2019
Referat udsendt til
bestyrelse samme dag.
Referat fra Afdelings bestyrelsesmøde afd. 12 Birkeparken den 28.aug. 2019 kl. 14.30
Deltagere: alle
Bestyrelsesmødet var indkaldt for at beslutte hvad der skal med til Markvandring afdeling 12. Birkeparken den 6. sept.2019 kl. 8,00- 12.00
Referat fra mødet den 27.juni underskrevet og godkendt.
Til markvandringen var Ingen ønsker/forslag fra afdelingsmødet
Ønsker fra afdelingsbestyrelse til markvandringen:
Rengøring af bænke ved fælleshus og Bænke ved legeplads
Fliser ved fælleshus
rettes den inderste række
Stakit ved skraldespande ved fælleshus opsættes
Visne træer i læbælte ud mod vej fjernes
Planter sat som hegn ved nr. 42, gror ud over stien
Sten omkring stolper ved nr 8-10
Kæder ved nr. 72 og hjørnet af nr. 22 A er itu, der skal lidt andet til i stedet for
lås.
Træhegn lav, ved parkeringsplads ved fælleshuset
Lysstander ny top.
Hjertestarter
TrafikSpejl
på lygtepæl ved nr. 27, så man kan se om der kommer nogen, når man kommer fra Fælleshuset, og omvendt. Trafikspejlet ved udkørsel skal vise 180 Gr. Ca. pris 2.500 kr.
Indsendt omkring
hegn til parkeringsplads ved P. plads nr. 22 A – 22 B
Udvidelse af Trailerplads, som blev snakket om sidste år. annuleres
Mål for næste års afdelingsmøde:
Udskiftning af låse i døre i Birkeparken til nyt system
Øvrige emner der er talt om.
Udskiftning af glas i fælleshus
med flad bund, glassene er ved at være dårlige, de er nu også ved at blive matte på grund af glaspest.
Borde og stole i fælleshus skal ses efter i
efteråret, dato ikke aftalt.
Madrasser i køjesenge trænger til udskiftning, samtidig skal ses topmadrassen til sovesofa så de dækker hele sofaen
Møde
den 9.9.19 omkring hjertestarter, mødet afholdes Humlehaven 2 i Aabenraa, Carl og HC deltager.
Maling i gang, køkken og værelser, væggene er ved at være dårlige, Bestyrelsesværelset
skal ses efter med maling.
Der er talt om døgnboks til pakker, opstillet af Post Nord. Der er i øjeblikket et forsøg i Kolding og Sønderborg med opstilling af døgnboks rundt o områderne,
så der er bedre mulighed for at hente pakker.
Bestyrelsen er enige om at det kunne være et godt tiltag her i Birkeparken, der er talt om at en sådan døgnboks også vil blive brugt af omkringliggende
boliger, dette taget i betragtning er bestyrelsen enige om at vi søger om at få opstillet døgnboks her i Birkeparken.
Referat udarbejdet den 30.8.2019.
Udsendt til bestyrelsen samme dag.
Referat HC
Referat fra bestyrelsesmødet Birkeparken torsdag den
27. juni 2019
Tilstede: alle
Velkomst ved formanden.
Dagsorden
1: Gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde
Referat underskrevet
2:
Møde omkring hvad tillader vi her i Birkeparken med haver der ikke bliver holdt .
Hvor meget kan vi presse en beboer, når der er haver ved siden af der er lige så slemme, i sidste ende kan en beboer blive smidt ud af sin bolig.
Dette blev drøftet, og der er enighed om at det som står i vor hus og
havereglement skal overholdes, og det gælder alle.
Der var en grund til vi fik indført i hus og havereglement at.
Græs og andet skal holdes fri i en afstand på ca. 25. cm fra hegnets midte.
Græsplæne
skal holdes i forsvarligt stand, og bed og andet skal holdes fri for ukrudt.
Parkeringsplads fri for ukrudt.
Ansøgning om hundetilladelse og overholdelse af tilladelsen.
Der er enighed om at udsende en info meddelelse
om, at der den 6. sept. Holdes markvandring i afdelingen, hvor der bliver gennemgået afdelingens tilstand.
Da indkaldelsen udsendes mindst 6 uger før markvandringen, kan markvandringen omfatte arealer tæt på boligen.
Hjertestarter:
Der ligger 2 tilbud.
Tilbud 1: Leasingaftale med Falck
Leaising af Hjertestarter CR Plus 3 årig leaisingaftale
3.800,00 kr.
Årlig tilsyn af hjertestarter
599,51 kr.
Udeskab med varme
3.500,00 kr.
I alt 1. år
7.899,51 kr.
Leaisingaftalen vil hvert år beløbe sig til
4.399.00 kr.
Tilbud 2:
Cardiocare Scandinania Hjertestarter
IPAD SP1 med plastskab
’aivia-av200 11.996,00 kr.
Der er enighed i bestyrelsen at vi vælger at købe,
frem for at leje, og at vi siger ja til tilbud 2
3: Eventuelt:
Under eventuelt fortalte formanden
om hvad der er sket i boligforeningen, og der blev aftalt et nyt møde, et møde hvor hovedemnet vil være oplæg til markvandringen.
Bestyrelsesmødet blev aftalt til tirsdag den 27. aug. Kl. 10.00.
Efter mødets
afslutning har Carl ringet, at tirsdag den 27. aug. Er optaget i fælleshuset af dagplejerne, de har ønsket at ændre datoen fra onsdag den 28. aug. Hvor de har huset hele dagen, til tirsdag den 27. aug.
Med dette er aftalen om bestyrelsesmøde
ændret til onsdag den 28. aug. Kl. 10.00
Mødet sluttede kl. 17.00
Referat udarbejdet den 27.juni, og udsendt til bestyrelsen samme dag
HC
Referat indlagt på bestyrelse
---------------------------
Referat fra bestyrelsesmødet Birkeparken den 23. maj. 2019
Deltagere: alle samt 1. suppleant Kjeld Nielsen
Da fælleshuset var optaget, blev mødet holde hos Carl Lorentzen
Derudover var indbudt 2. suppleant Verner Flint, til deltagelse i drøftelse om hjertestarter.
Dagsorden.
Formanden bød velkommen, og gik over til dagsordenen
1: Gennemgang og underskrift
af referat fra sidse møde
Referat fra 15. april underskrevet
Underskrift af forretningsorden for afdelingsbestyrelse i Birkeparken
2:
Konstituering af bestyrelsen
Næstformand blev Lis Christensen
Pasning af fælleshus Carl Lorentzen
Der blev drøftet servicering
af opvaskemaskine, dette tages op senere.
3: Orientering ved formanden
Mødets hovedemne: Hjertestarter
Der blev drøftet forskellige hjertestartere,
service på hjertestartere.
Der er kommet materiale om hjertestartere fra Torben Leen, dette blev drøftet
Der er enighed om en hjertestarter fra Homecare, en Telefunken TM hjertestarter, med udendørs varmeskab.
Telefunken hjertestarter (AED) er landets nyeste hjertestartere beregnet til private og mindre erhvervsvirksomheder og er
den mest attraktive AED til prisen, i forhold til det høje kvalitetsniveau.
Hjertestarteren fra TELEFUNKEN er CE-mærket og opfylder alle Sundhedsstyrelsens kernekrav til en AED.
Prisen er 12.495 kr. inkl.
moms og fragt. Til prisen kommer opsætning og installation.
Der er drøftet serviceabbonement på hjertestarteren.
Der er aftalt at HC kontakter Torben Leen, og lader ham sørge for køb,
der er endvidere aftalt at, såfremt Torben kan få en bedre pris hos den forhandler som har henvendt sig til ham, køber han til bedste pris.
Der er drøftet om det ikke var en god ide´ at der kom en hjertestarter
på Ryttervænget, denne kunne hænge ved kontoret.
HC og Kjeld tager der med til bestyrelsesmødet i organisationsbestyrelsen.
4:
Orientering om fælleshuset
Carl Lorentzen gennemgik udlejningen af fælleshuset, og kom ind på at legestuen muligvis bliver flyttet til fladhøjskolen, så Kommunen kan bruge de lokaler som er der.
Der er
ingen beslutninger taget endnu.
5: Eventuelt
Der var intet under dette punkt, da generalforsamlingen blev drøftet i starten af mødet.
Referat udfærdiget den 23.5.19 af HC
Udsendt til bestyrelsen samme dag
-------------------------
Referat fra Bestyrelsesmødet Birkeparken den 15. april 2019
Tilstede: alle
Formanden bød velkommen, og spurgte
om, der var stemning for vi ændrede dagsordenen, så vi tager Punktet ændring i bestyrelsen først.
1: gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde.
Referatet underskrevet
uden bemærkninger
2: Orientering fra formanden
Ny medlem af afdelingsbestyrelsen i Birkeparken.
Da Dorte flytter til Ryttervænger pr. 1.maj, kunne det være taktisk klog at
indsætte Lis i bestyrelsen på dette møde, Lis vil følge retningslinjerne for valg, at følge den som bestyrelsesposten overtages fra, så Lis er på valg i år, ikke som nyvalgt, men som genopstillende.
Så
var det en god lejlighed til at sige tak for et godt arbejde i afdelingsbestyrelsen til Dorte, og håbe hun er lige så villig til at lave et stykke arbejde i sin nye afdeling.
Afdelings mødet den 2. maj. 2019
Dirigent til mødet bliver igen i år Karen Sibbesen fra Dalbo, hun vil også stå for fremlæggelse af regnskab
På programmet til afdelings mødet er valg.
Da Dorte flytter fra området
inden afdelings mødet, indsættes 1. Suppleant Lis Christensen som medlem af afdelingsbestyrelsen.
Dorte er på valg, derfor er Lis som overtager bestyrelsesposten på valg i år
Suppleanter:
Vi har
nu da Lis er indtrådt i bestyrelsen, Aksel Jessen som suppleant. Emner til ny suppleant søges
Forslag til afdelings mødet
Der er forslag fra nr. 34 omkring brug af sprøjtegift, der stilles forslag
om ophør, og at det så er beboerne som holder uden for hækken
Forslag om opsætning af hjertestarter ved fælleshuset
Forslag fra nr. 36
Forslag fra afdelingsbestyrelsen om ændring i
hus og havereglement, afsnit IV stk. 8
Stykket ændres til, der må males inventar i køkken, hvis det trænger, og der skal søges tilladelse i administrationen
Beretning fra bestyrelsen til afdelings mødet.
Medsendt er et oplæg til beretning fra afdelingsbestyrelsen til afdelings mødet den 2. maj. 2019, beretning godkendt af bestyrelsen
LED Belysning udvendig:
Vi havde til afdelings mødet
besluttet et forslag til afdelings mødet omkring LED belysning udvendig i alle lysstandere.
Der er indhentet tilbud, som lyder på 290.000 kr.
Der er som tidligere omtalt lavet en finansiering af beløbet, denne
finansiering er godkendt af organisationsbestyrelsen
Opgaven laves som et vedligeholdelsesprojekt, og financieren foregår ved en afskrivningsperiode på 10 år. Og foregår sådan,
155.000 kr. fra henlæggelser
100.000 kr. fra trækningsret
35.000 kr. fra Dispositionsfonden
290.000 kr. i alt
Opgaven finansieres uden huslejestigning
Der vil når de nye lamper kommer op, blive en besparelse på
18.664.86 kr. årlig.
Derfor skal opgaven ikke med som forslag, og opgaven sættes i gang så snart el firmaet har tid.
Drøftelse af planlagte arbejder:
Vi har planlagt forslag til afdelings
mødet.
Fliser ved skraldespande ud for nr. 55 i afsnit 1. Tilbuddet lyder på 12.977,50 kr. for afgravning, stabilgrus, sand, og SF kørefliser med kantsikring.
Fliser mellem skraldespandene og kørevej
op til fælleshuset, pris 11.456,25 kr., beløbet dækker over afgravning, stabilgrus, sand og 30x30x5 cm. Fliser- flytning af hegn, der vil til dette projekt komme et felt hegn, som ikke er ned i prisen.
Administrationen har kikket
på tallene, og beløbet kar tages fra opsparede midler til fliser, så det vil ikke påvirke huslejen, så forslaget kommer derfor ikke med som forslag, da arbejdet laves som vedligeholdelse.
Maling af Legeplads, arbejdet
omfatter maling af legetårn, 2 stk. skraldespande, afvaskning af alger, afrensning af løs maling, rå træ grundes før maling, samt 2 gange Woodtex dækkende sort.
Beløbet tages fra opsparede midler, så
arbejdet kommer ikke til at påvirke huslejen.
Derfor skal der ikke fremsættes et forslag til afdelings mødet, men orienteres om arbejdet.
Vi skal kikke på kommende projekter for året 2019-2020
Et af de ting som trænger til en gennemgang er, vort låse i hoveddøre.
De låse der bruges i Birkeparken er et 5 stiftet lås, som ikke længere er sikker, der findes mere sikre låse.
Der
er ikke i Birkeparken systemlåse, det vil sige at, enhver kan hvis de har adgang til en nøgle, få lavet en kopi.
At det ikke er systemlås betyder at administrationen, hvis de får 3 nøgle retur ved fraflytning,
ikke kan garantere at der er flere nøgler, når nye beboere flytter ind.
Det vi skal snakke om er, at overgå til systemlåse, så vi kan garantere nye beboere, at når de får udleveret nøgler til deres
nye hjem, så findes der kun de nøgler som udleveres til dem, og samtidig kan vi garantere, at låsene som er isat her i Birkeparken, opfylder kravene både forsikringsmæssig og kravene til en sikker bolig.
Der er enighed
om i bestyrelsen at det arbejder vi videre med til næste afdelingsmøde.
3: Orientering om fælleshuset
Vi har fået ny kurv til opvaskemaskinen til glas, det betyder at vi nu kan vaske glassene
af uden der kommer mærker på glasset.
Udlejning af fælleshuset i 2018
2018 2017 2016
2015
Til Birkeparkens beboere 11 24
19 13
Til andre formål
4 2 2 7
Til
øvrige afdelinger 4 4
3 10
Til udenfor boende
14 10 6
2
Til festbrug
33 38 28
25
Andre formål : børnefødselsdage-møder i diverse grundejerforeninger
Der har været 3 kurser afholdt af Dalbo
Legestuen har brugt huset 27 gange - i 2019 er booket 43 gange
Udlejning af værelser
2018 2017 2016
2015
Birkeparken 24
35 33 39
Øvrie afdelinger
5
9 11 24
Udenfor boende
5 4
1 0
Indtæget fra fælleshuset udgjorde i 2018
64.850.00 kr.
Udgifter til fælleshusets drift i 2018 34.556.00 kr.
Totalt for fælleshuset i 2018 – overskud 30.295.00 kr.
4: eventuelt:
Der var intet under dette punkt.
Referat udarbejdet af HC den 16.4.2019
Udsendt til bestyrelsen samme dag.
-------------
Referat fra bestyrelsesmøde i Birkeparken den 21. jan. 2019 kl. 15.00
Tilstede: alle
Formanden bød velkommen, og fortsatte med dagens dagsorden.
1: referat fra sidste møde.
Referat fra Bestyrelsesmødet den 23. okt.2018 blev underskrevet
2:
Orientering fra formanden
Der har nu været en konkret sag i boligforeningen omkring råderet, og den måde vi i Rødekro administrerer fraflytninger. En beboer har gjort indsigelse i den måde
vi i Rødekro administrerer ordningen ved fraflytning.
Hvad må blive stående og hvad skal fjernes ved fraflytning?
Det er en drøftelse vi til næste afdelingsmøde skal have i alle afdelinger, og
der skal tages en beslutning om fremtiden hurtigt.
Det beslutningerne skal være om er.
Hvad skal der ske med det beboerne sætter op i den tid de bor i boligen?
Er det de resterende beboere der bor i afdelingen som i fremtiden
skal vedligeholde, stakit- skurer- udestuer og andet, for det kan blive aktuelt, da det som står på grunden når en ny beboer flytter ind vil tilhøre boligforeningen/afdelingen, og derfor også skal vedligeholdes af afdelingen
Det vi gerne skulle opnå er en fælles holdning i alle afdelinger, da en løsning med forskellige beslutninger i de forskellige afdelinger er i praksis umuligt at styre, ikke blot for administrationen, men også for beboere,
som flytter rundt afdelingerne imellem
Da problemerne ikke kun findes i Rødekro, har vi fra Rødekro spurgt de andre organisationer vi samarbejder med, kunne det være en god ting at vi sammen fik drøftet problemerne i
en større kreds, for derved at få en større drøftelse i gang med et større udbytte.
Hvad skal der tages stilling til:
Udestuer
Skurer
Læhegn terrasse
Sten på en udvidet Terrasse
Havens tilstand, er der mange sten, er haven specielt anlagt.
Evt. Andet.
Vælger beboerne på afdelingsmødet, at alt kan blive stående:
Der bør
opgøres i afdelingen hvad der til dato er givet tilladelse til:
Der bør opgøres hvad det koster årlig med vedligeholdelse.
Der skal tages stilling til. Hvem skal betale den ekstra vedligeholdelse.
Er det
den husstand som har det stående- eller hele afdelingen samlet.
Er det hele afdelingen som samlet betaler, giver vi så ikke nye en grund til at få udbygget, uden at skal betale for vedligeholdelse
er skal indbetales til
vedligeholdelseskontoen straks, med det beløb som udregnes til vedligeholdelse
Der skal tages stilling til fornyelse, og afsættes penge til fornyelse efter gældende regler.
Der bør måske ske ændring
i lejekontrakt, så det afdelingsmødet beslutter nu tilhører lejemålet er nævnt i kontrakten
Vælger beboerne på afdelingsmødet, at alt skal fjernes:
Der skal tages stilling
til, hvordan forholder vi os til de tilladelser som er givet, hvis det ikke står i tilladelsen at tilladelsen er givet med det forbehold, at det skal reetableres ved fraflytning
Der er jo aftalt møde med de 2 andre boligforeninger,
men dette møde vil blive på organisationsbestyrelsesplan her mangler vi at beslutte dato.
Opvaskemaskine fælleshus
Den opvaskemaskine vi havde bestilt, har vi fået oplyst ikke kan bruge løse
opvaskeramme til glas og tallerkner, der undersøges hvad der kan gøres.
Vi valgte Miele 8059 fordi den har det vi kan bruge, er hurtig og kan tørre opvasken fuldstændig tør, at den har integreret blødvandsfilter.
Vi havde så det ønske om 4 forskellige kurve til at sætte opvasken i.
Det fremgår af brochuren at der kan vælges forskellige kurve. Det er korrekt, men kurvene er fastmonteret i maskinen.
Der er forespurgt
firmaet, og en maskine med den kurveindsats vi har nu.
Den type vi har nu er en Tank opvasker, her kræves af skylning af service først vask, der kræves blødgøringsanlæg, maskinen vasker hurtig, men tørrer
ikke som en Miele, Servicet skal fortsat aftørres.
Mit forslag til bestyrelsen er at vi fortsat har de ønsker som gjorde at vi valgte Miele, så vi ikke skal tilbage på at det skal aftørres hver gang der vaskes
op.
At vi kan melde tilbage til Torben, at det bliver en Miele PG 8059, går vi tilbage til samme type Tank opvasker, kan der kun isættes 1 kurv ad gangen.
Miele PG 8059 har 2 rækker kurve til vask pr. gang
Udskiftning
af pærer i lamperne på Birkeparken
På markvandringen blev drøftet ændring af pærer i lamperne på Birkeparken, så det kommer på LED.
Der skal undersøges hvad det koster, og
hvad vi eventuelt kan spare.
Forslag til afdelingsmødet.
Kalkfjerner på
rørene i fælleshuset.
Dette er et program vi kan slette, Hvis vi vælger den nye PG 8059 Miele opvaskemaskine, som ikke kræver separat kalkfjerner, det er indbygget i opvaskemaskinen.
Maling af sal- køkken og gang i fælleshuset.
Maling af sal- køkken og gang i fælleshuset, Kan vi udskyde det et år, da vi i år udskifter opvaskemaskine?
Bestyrelsen
har gennemgået lokalerne, der er enighed om at udskyde, men holde øje med om det bliver værre, så se tiden an til efteråret.
3: Orientering om fælleshuset
Der var ikke
noget specielt omkring fælleshuset, udlejningen foregår som planlagt meget godt.
Med udskiftning af opvaskemaskine, håber vi på lidt tilfredshed hos dem som lejer lokalerne. Vi håber også i bestyrelsen at der ikke
skal ekstra rengøring af service fremover.
4: Eventuelt.
Der var intet under dette punkt.
Referat udarbejdet den 22.1.19, og udsendt til bestyrelsen